• Virtuelle Events

11 Tipps, mit denen Ihr virtuelles Event garantiert ein Erfolg wird

Die besten Erfolgsstrategien für Ihren digitalen Auftritt.

Smartphone liegt auf Lap Top mit angeschlossenen Kopfhörern

Warum uns in Zeiten von Corona gar nichts anderes übrig bleibt, als auf digital umzusatteln, und warum das sogar eine richtige Chance sein kann, darum ging es ausführlich in unserem Artikel "Das Veranstaltungsformat der Zukunft: Ihr Guide zu virtuellen Events". Außer Frage steht: Digitale Events haben durch die aktuelle Situation an Relevanz gewonnen, sie sind aber auch darüber hinaus ein Zukunftsformat.

Denn in puncto Zeit, Kosten und Nachhaltigkeit punktet das virtuelle Event auch unabhängig von Corona. Jetzt ist also der perfekte Zeitpunkt, um sich mit den verschiedenen Möglichkeiten vertraut zu machen. Sie haben keine Ahnung, wo Sie anfangen sollen? Keine Sorge: Mit unseren 11 Tipps wird's ganz einfach!

  • 1. Strukturieren

    Am Anfang einer erfolgreichen Veranstaltung – ganz egal ob groß oder klein, virtuell oder persönlich – steht eine Strategie: Was ist das Ziel Ihres Events? Warum führen Sie das Event durch? Wollen Sie sich mit neuen Kunden und Partnern vernetzen, den Abverkauf eines Produktes fördern, für Aufmerksamkeit sorgen?

    Welcher Eindruck Ihres Unternehmens soll dabei vermittelt werden? Wen laden Sie dafür ein? Mit welchem Gefühl sollen Ihre Teilnehmer nach Hause gehen bzw. den Laptop zuklappen? Aus Ihren Antworten ergibt sich im Normalfall bereits ein grober Fahrplan: Ob das Event live stattfinden soll oder die Teilnehmer selbst entscheiden, wann sie sich mit den Inhalten auseinander setzen. Zu welcher Tageszeit das Event stattfindet. Wen Sie einladen und in welcher Form. Ob Sie Eintritt nehmen. Wie Sie das Event bewerben.

  • 2. Denken Sie an neue Eventformen

    Ein virtuelles Event ist nicht einfach nur ein Event, das ins Netz übertragen wird. Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten und trauen Sie sich, kreativ zu werden, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Inhalte digital vermitteln können. Eine Online-Veranstaltung hat keine physische Bühne, braucht aber natürlich trotzdem ein Set-up, das Speaker und Zuschauer zusammenbringt. Der virtuelle Raum ist begrenzt – und soll trotzdem den Look & Feel Ihrer Veranstaltung vermitteln.

    Was dabei am besten zu Ihrem Event passt, hängt natürlich von der Branche, vom Rahmen, der Größe und der Art der Veranstaltung ab. Eine Übersicht über die verschiedenen Tools, die Sie in Ihre Veranstaltung einbinden können, finden Sie hier. Für eine persönliche Beratung stellen Sie bitte eine Anfrage.

  • 3. Behalten Sie Ihre Zielgruppe im Blick

    Egal, an welchem Punkt im Planungsprozess Sie sich befinden: Denken Sie an Ihre Zielgruppe – sie ist es, die Ihr Event am Ende zu einem erfolgreichen macht. Was interessiert sie? Wer gehört dazu? Ist sie homogen oder unterscheidet sie sich in gewissen Punkten wie z.B. Position oder Branche?

    Je nachdem, wie groß die Unterschiede sind, kann es sich ggf. lohnen, für unterschiedliche Gruppen unterschiedlichen Content anzubieten. Dabei können auch Daten und Erkenntnisse, die Sie z.B. durch Social Listening, Keyword-Recherchen oder durch das Erstellen von Personas sammeln können, hilfreich sein.

  • 4. Ihr Inhalt ist Ihre Veranstaltung

    Wenn Location, der persönliche Kontakt, Catering, Dekoration & Co. wegfallen, bleibt von Ihrer Veranstaltung nur Ihr Inhalt übrig – und macht ihn damit wichtiger denn je. Investieren Sie also in Content, der Ihre Zielgruppe wirklich interessiert.

    Und seien Sie nicht zurückhaltend, wenn es darum geht, einen besonderen Speaker oder ein besonders branchenrelevantes Thema schon im Voraus anzukündigen. Schon Einladung und Programm müssen Ihre Teilnehmer triggern. Nutzen Sie also die Erkenntnisse, die Sie im vorherigen Punkt gewonnen haben, und stellen Sie ein Programm zusammen, zu dem wirklich niemand Nein sagen kann.

  • 5. Virtuelles Storytelling

    Ein schöner Nebeneffekt virtueller Konferenzen sind die schier endlosen technischen Möglichkeiten. Wenn es thematisch passt, können Sie theoretisch innerhalb eines Vortrags fünf unterschiedliche Programme nutzen, Folien einbinden, etwas im Browser zeigen, ein Video abspielen, Dinge skizzieren und, und, und.

    Klar, viel hilft nicht immer viel, und ein bisschen Übung erfordert es durchaus, um richtig gute (Online-)Präsentationen zu gestalten. Aber nutzen Sie die technischen Möglichkeiten, um Ihre Botschaften noch spannender und ansprechender zu verpacken.

  • 6. Motivieren Sie Ihre Teilnehmer zur Interaktion

    Einer der wohl größten Herausforderungen virtueller Events ist das Wegfallen des persönlichen Kontakts. Das erschwert sowohl die Interaktion zwischen Speakern und Publikum als auch das Networking generell. Überlegen Sie sich deshalb schon im Voraus, wie Sie Ihre Teilnehmer zur Interaktion anregen können, natürlich auch in Abhängigkeit von den Teilnehmerzahlen und den jeweiligen Formaten. Chat-Funktionen, Abstimmungen, Live-Q&As, Breakout-Sessions, um die Teilnehmer in Kleingruppen etwas erarbeiten zu lassen – es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, trotz räumlicher Distanz keine soziale Distanz aufkommen zu lassen. Sinnvoll kann auch bei virtuellen Veranstaltungen ein Moderator sein, der die Koordination übernimmt, gut gelaunt durch das Programm führt und für Fragen zur Verfügung steht. Und im Hintergrund sollte unbedingt ein gut vorbereitetes Community Management stehen, das schnell auf Userfragen reagieren, zu Interaktionen animieren, direkt antwortet und relevante Fragen an Speaker weiterleiten kann. So verhindern Sie, dass nicht ein Großteil der Teilnehmer nur unbeteiligt vor dem Bildschirm sitzt, sondern ein echter Dialog zwischen allen Beteiligten entsteht.

  • 7. Steigern Sie die Vorfreude

    Wenn Sie wollen, dass Ihre Teilnehmer Ihre virtuelle Veranstaltung genauso ernst nehmen wie eine persönliche, tun Sie es auch. Sorgen Sie dafür, dass schon die Einladung Vorfreude weckt. Richten Sie eine Registrierungsseite ein. Investieren Sie in Storytelling und einen passenden Look. Verschicken Sie mit der gleichen Sorgsamkeit Programm, Ankündigungen & Co.

    Egal, welche Vorurteile Ihre Teilnehmer (noch) haben: Machen Sie deutlich, dass Ihr virtuelles Event eine Veranstaltung mit Mehrwert wird, für die es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen.

    Beispielhafte Einladung zu einer Immobilienbesichtigung
  • 8. Bereiten Sie sich auf technische Schwierigkeiten vor

    Genau wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen gilt auch bei digitalen Events: Eine gute Vorbereitung auf mögliche Probleme ist die halbe Miete, um schnell und besonnen reagieren zu können, sollte irgendetwas anders laufen als geplant. Erstellen Sie vorher einen detaillierten Ablaufplan und sorgen Sie dafür, dass jeder Beteiligte einen erhält, weiß, wann er dran ist und an wen er sich bei Problemen wenden kann. Wenn die Zeit vorhanden ist, können Sie einen Übungsdurchlauf machen; gerade bei den ersten digitalen Veranstaltungen kann das für Gelassenheit sorgen. Verabreden Sie sich auf jeden Fall zum Tech-Check bevor es losgeht: Sind alle zu hören? Sind alle zu sehen? Gibt es irgendwelche Probleme mit dem Equipment? Liegen alle Präsentationen vor? Wer übernimmt im Worst-Case, wenn eine Internetverbindung tatsächlich unwiederbringlich reißen sollte? Und dann atmen Sie tief durch: sollte doch mal etwas schiefgehen, hat die Community meist Verständnis. Das Internet ist schließlich für uns alle Neuland.

  • 9. Halten Sie Ihre Teilnehmer beschäftigt

    Wer sich langweilt, verlässt das Spektakel. Das gilt online, wo man dafür einfach nur einen Tab schließen muss, noch mehr als offline.

    Sorgen Sie also dafür, dass sich die Zeit, die Ihre Teilnehmer in Ihr Event investieren, wirklich lohnt. Das Feeling einer persönlichen Veranstaltung ins Netz zu holen ist eine der größten Herausforderungen. Versuchen Sie das Programm kurzweilig und die Teilnehmer beschäftigt zu halten und echten Mehrwert zu bieten.

  • 10. Bringen Sie Ihr Event zu den Teilnehmern nach Hause

    Ihre Teilnehmer kennen Sie bisher nur von Offline-Events? Wie wäre es denn, wenn Sie einen Teil der Offline-Erfahrung zu Ihren Teilnehmern nach Hause bringen könnten? Schon allein für Ihre Goodiebags war Ihr Event in der Branche bekannt? Schicken Sie Ihren Teilnehmern doch einfach eine Goodiebag zu – entweder rein digital, z.B. mit einem digitalen Zeitschriftenabo, einem Tech-Gutschein oder einer Spende im Namen des Teilnehmers, oder ganz oldschool per Post. Das Gleiche gilt fürs Catering: Ihre Offline-Veranstaltungen sind für gutes Essen bekannt? Wenn Ihre Teilnehmer aus der gleichen Region kommen, könnten Sie über ein Catering nachdenken, das den Teilnehmern pünktlich zum Eventbeginn bis zur Haustür geliefert wird. Bei überregionalen Events bieten sich vielleicht Lieferando-Gutscheine an. Auch hier lohnt es sich jedenfalls, kreativ zu werden, um Ihrem virtuellen Event einen ganz persönlichen Touch zu geben und Ihren Teilnehmern etwas zu bieten, dass sie in Erinnerung behalten.

  • 11. Werten Sie die gesammelten Daten aus

    Wer bleibt wie lange dabei? Wer klickt wann weg? Wer verlässt die Veranstaltung vorzeitig? So detaillierte Zahlen wie einem digitalen Event bekommen Sie bei einem persönlichen Event niemals. Nutzen Sie also unbedingt die Möglichkeit, die vorhandenen Daten für die Auswertung ihrer Veranstaltung zu verwenden, um den Return of Investment einer Veranstaltung nachzuweisen und für zukünftige Veranstaltungen zu lernen. Noch mehr erfahren Sie, wenn Sie die Teilnehmer anschreiben und um Kritik und Verbesserungsvorschläge bitten.

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Fazit

Sie sehen schon: Wenn Sie ein paar Dinge beachten, ist die Organisation eines virtuellen Events gar nicht viel komplizierter als die eines persönlichen. Und mit ein paar guten Ideen und den passenden Tools ist es nicht nur eine temporär gute Alternative, sondern kann vielleicht sogar ein ganz eigenes Veranstaltungsformat werden, dass Ihren Veranstaltungskalender auch über Corona hinaus ergänzen darf.

Sie haben trotz unserer Tipps immer noch keine Ahnung, wo Sie anfangen sollen, oder brauchen Hilfe beim letzten Schliff? Für eine individuelle Beratung stellen Sie bitte eine Anfrage.

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