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Anwesenheitslisten in Zeiten von Corona und darüber hinaus

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Anwesenheitslisten sind für viele Veranstalter, Gastronomen und andere Betriebe in erster Linie eine weitere Pflicht, die zusätzlich zu den anderen Maßnahmen und den Zukunftsängsten rechtskonform umgesetzt werden muss. Leider müssen sich die Informationen oft mühsam zusammengeklaubt werden.

Dabei sind Anwesenheitslisten extrem wichtig. Sie sind quasi eines der wichtigsten nicht-medizinischen Mittel um der Pandemie beizukommen. Nur wenn Infektionsherde ausgemacht und betroffene Personen lückenlos zurückverfolgt werden können, kann die Verbreitung eingedämmt werden.

Wir haben hier alles Wissenswerte rund um das Thema Anwesenheitslisten zusammengefasst.

Wozu Anwesenheitslisten?

Anwesenheitslisten kennen wir aus verschiedene Kontexten: Schule, Sportvereine, Universitäten, Veranstaltungen und seit Corona auch in Gastronomiebetrieben, Büros, Kulturstätten. Sie dienen im Kampf gegen die Pandemie vor allem zum Zwecke der lückenlosen Rückverfolgung. Nicht alle mit Covid-19 infizierten haben Symptome oder sind sich der Infizierung bewusst. Um so wichtiger ist es, Kontaktpersonen ausfindig machen zu können. Anwesenheitslisten sind dafür die Grundlage.

Während Anwesenheitslisten für viele öffentlich zugängliche Orte wie Restaurants oder Cafés eine relativ neue Verordnung sind, sind sie für Veranstalter oft alltägliches Geschäft. Wir erklären, was eine Anwesenheitsliste nach Infektionsschutzverordnung ausmacht.

Welche Daten müssen in Anwesenheitslisten abgefragt werden?

Auch wenn es, je nach Betrieb, Unterschiede gibt, iist das Muster, nach dem Anwesenheitslisten geführt werden sollten, grundsätzlich recht gleich. Erfasst werden sollten:

  • Vor- und Nachnahme
  • Telefonnummer
  • Bezirk / Gemeinde des ständigen Wohnortes
  • Vollständige Anschrift oder E-Mailadresse
  • Anwesenheitszeit
  • Eventuell Platz- und Tischnummer, falls vorhanden

Wichtig außerdem: Betriebe die eine solche Anwesenheitsliste führen, sind dazu angehalten offensichtliche falsche Angaben (wie etwa Petra Mustermann, Pinocchio Müller) zu überprüfen und die zugehörigen Personen des Ortes zu verweisen. Für eben jene falsche Angaben droht außerdem ein Bußgeld von bis zu 50€.

Wer muss eine Anwesenheitsliste führen

Das meiste Aufsehen machen die Anwesenheitslisten auf öffentlichen und frei zugänglichen Flächen, etwa beim Gastgewerbe oder etwa bei Kultureinrichtungen. Hier haben wir ein paar Beispiele gebracht, welche Betriebe Anwesenheitslisten vorlegen müssen:

  • Gastronomiebetriebe und Beherbergungsstätten
  • Theater, Konzerthäuser, Opern
  • Museen, Gedenkstätten
  • Bibliotheken und Archive
  • Friseure und Betriebe des Heilmittelbereiches
  • Fahrschulen und Flugschulen sowie deren Prüfstellen
  • Zoos, Tierparks und Botanische Gärten
  • Schwimm- und Spaßbäder
  • Indoor-Freizeitbetriebe (wie beispielsweise Kletterhallen)
  • Tanzschulen
  • Öffentliche Veranstaltungen
  • Je nach Bundesland und aktueller Regelung auch private Veranstaltungen wie Geburtstagsfeiern, Beerdigungen, Taufen und Trauungen
  • Sitzungen von kommunalen Gremien
  • Krankenhäuser

In manchen Bundesländern, oder auch in der jeweiligen Hausregelung einzelner Betriebe kommen Anwesenheitslisten auch vor. Viele Unternehmen führen Anwesenheitslisten für ihre Angestellten in (Großraum-)Büros oder Besucher der Unternehmensstätte. Auch Anwesenheitslisten in Universitäten sind je nach Hausregelung der Universität wieder möglich. Für Weihnachtsmärkte gibt es noch keine bundesweite Entscheidung.

Volles Restaurant vor Corona.

Ein Bild aus der Vergangenheit: Gäste sitzen auf engstem Raum, ohne Maske.

Anwesenheitslisten und Datenschutz - Was gibt es zu beachten?

Anwesenheitslisten allein sind nicht ausreichend, sie müssen zudem der DSGVO entsprechen. Damit einhergehen eine Reihe von Richtlinien des Datenschutzes. So darf eine Anwesenheitsliste nicht für jeden zugänglich sein, zum Beispiel für andere Gäste. Die Daten sollten also entweder selbst eingetragen werde oder andere Beiträge müssen abgedeckt werden.

Sind die Daten erhoben, sollten Sie je nach entsprechender geltender Corona-Verordnung des Bundeslandes nach spätestens einem Monat nach Kontakt mit der entsprechenden Person zu löschen. Es macht daher Sinn, jeden Tag eine neue Liste zu beginnen. So ist es einfacher der Löschfrist nachzukommen. Auch die Löschung der Daten muss nach Richtlinien des Datenschutzes erfolgen. Anwesenheitslisten aus Papier müssen mit einem Aktenvernichter geschreddert werden. Digitale Listen sollten durch einen sicheren Löschvorgang beseitigt werden, das einfache herkömmliche Löschen reicht nicht aus.

Fordert das Gesundheitsamt Sie auf, die Anwesentheitslisten zu schicken, sollten Sie das auch dokumentieren. Schicken Sie die Listen über einen sicheren Übertragungsweg, per Post, Fax oder E-Mail mit End-zu-End Verschlüsselung.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Daten aus den Corona-Anwesenheitslisten dürfen ausdrücklich nicht zu Werbezwecken genutzt werden.

Wenn Sie eine Anwesenheitsliste bereitstellen, müssen Sie ihren Gästen oder Besuchern auch vermitteln, warum Sie die Daten einsammeln. Das bezieht sich auf folgende Informationen: Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten, Zweck der Datenerfassung sowie deren Rechtsgrundlage, mögliche Empfänger (z.B. Gesundheitsamt), Dauer der Datenspeicherung, Hinweis auf das Bestehen des Rechts auf Auskunft, auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Hinweis, dass die betroffenen Personen nur bedient, unterrichtet oder geprüft werden können, soweit sie mit der Datenerfassung einverstanden sind.

Wichtig zu wissen:

Um die Daten zu verwenden, z.B. zu Marketingzwecken, brauch man ja immer eine Einwilligungserklärung der Gäste. Dies kann in Ihrem MATE Registrierungsformular z.B. über eine Checkbox erfolgen. Es muss hierbei deutlich ersichtlich sein, wofür der User seine Zustimmung gibt, z.B. Anmeldung für einen Newsletter.

Um den Datenschutzvorgaben zu entsprechen, müssen Sie auch bei einer Registrierung mit MATE nach der entsprechenden Zeit entweder die Gäste einzeln oder aber die Veranstaltung löschen - das entspricht dann aber auch dem sicheren Löschvorgang.

Wer prüft das?

Unter Umständen fordert Sie das Gesundheitsamt auf, die Anwesenheitslisten zur Überprüfung zu schicken. Wie Sie das datenschutzkonform erledigen können, haben Sie im letzten Absatz erfahren. Für das Einhalten der Maßnahmen und Vorgaben zum Schutz gegen Corona sind die Bezirke und Ordnungsämter zuständig, auch die Polizei ist hier im Einsatz.

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Aber ist ein Tool für digitale Gästelisten nicht besser?

Wenn Sie Veranstalter sind, dann sind Anwesenheitslisten und deren Management im Grunde nichts Neues für Sie. Vielleicht haben Sie inzwischen sogar ein Tool für digitales Gästelisten Management, wie das von MATE. Durch die digitale, DSGVO-konforme Speicherung der Daten ist diese Art der Gästeregistrierung natürlich viel sicherer. Auch der lückenlose Zugang zu den Daten, der jederzeit möglich ist, und die reibungslose Überlieferung an das Gesundheitsamt (im Falle des Falles) sprechen für eine digitale Variante. Sie können sich hierdurch nicht nur Zeit sparen - sondern auch Nerven und negative Konsequenzen, wie z.B. bei Verlust ihrer analogen Listen.

Durch die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten des Registrierungsformulars von MATE, können Sie problemlos auch Ihre Besucher festhalten, indem Sie das Formular einfach und unkompliziert dahingehend anpassen, das es als detaillierte Anwesenheitsdokumentation dient. Eine genaue Anleitung finden Sie hier.



Neu bei MATE:

Wir bieten Ihnen für Ihre Veranstaltung nun auch eine Checkout-Funktion für Ihre Gäste. So werden Sie die Anwesenheitszeit genau dokumentieren können. Erfahren Sie mehr in unserem Support Artikel.

Fazit

Anwesenheitslisten sind während der Pandemie eine Grundvoraussetzung, um Gäste empfangen zu können. Hierbei gibt es einiges zu beachten, vor allem bezüglich des Datenschutzes und der DSGVO. Mit MATE sind sie auf der sicheren Seite.

Interessiert? Kontaktieren Sie uns oder testen Sie unsere Produktdemo.

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By Anne Brünnert

Content-Management Freelancer mit Vorliebe für digitale Themen, agile Projekte und mit Bühnenerfahrung.

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