• Teilnehmermanagement

Best Practice: Anwesenheitsdokumentation mit MATE

Wie die IHK Würzburg-Schweinfurt dank Besucherregistrierung wieder öffnet

Zwei Frauen am Empfang eines Unternehmens

Kammern und Ämter, aber auch größere und kleinere Unternehmen, hatten es die vergangenen Monate wahrlich nicht leicht. Ihre wichtige Arbeit ist sehr eng mit persönlichem Kontakt verbunden – etwas, das durch diverse Verordnungen zur Eindämmung des Coronavirus SARS-CoV-2 nicht möglich war. Bis jetzt! Die MATE Besucherregistrierung hilft der IHK Würzburg-Schweinfurt, ihre Türen für Besucher wieder zu öffnen.

Die Erstellung von Sicherheits- und Hygenekonzepten ist im Moment nicht nur für Veranstaltungen aller Art ein wichtiges Thema. Auch für öffentliche Einrichtungen, wie z.B. Handelskammern, müssen ganz besondere Regelungen für den Kontakt zu Besuchern eingehalten werden. Eine dieser Regelungen ist die "...Pflicht zum Führen einer Anwesenheitsdokumentation mit Informationen zur Kontaktnachverfolgung der Gäste und Dienstleistungsempfangenden..." (Quelle: Senatskanzlei Berlin).

Es steht den betreffenden Einrichtungen dabei frei, wie sie diese Dokumentation konkret umsetzen: analog oder digital. Hierbei empfielt es sich, auf eine digitale Lösung zu setzen. Diese bringt zahlreiche – nicht unerhebliche - Vorteile mit sich:

Im Gegensatz zu einer öffentlich vorliegenden, analogen Liste, kann der Zugriff auf die digitalen Informationen kontrolliert und eingeschränkt werden.

Digitale Informationen können sicher abgespeichert werden, analoge Listen können verloren gehen, verlegt oder gar entwendet werden.

Digitale Informationen lassen sich schnell und unkompliziert nach gewünschten Attributen filtern und/oder sortieren.

Die Daten können direkt und digital mit Behörden geteilt und veröffentlicht werden.

Sollte also ein Ausbruch von Corona auf eine spezifische Quelle zurückführbar sein, kann mit wenigen Klicks sofort festgestellt werden, wer sich an diesem Tag in welchen Bereichen aufgehalten hat.

Auch die IHK Würzburg-Schweinfurt hat sich für eine digitale Lösung entschieden und ihre Erfahrung freundlicherweise geteilt.

Registrierungsformular als Anwesenheitsdokumentation

Durch die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten des Registrierungsformulars von MATE, können Sie problemlos auch Ihre Besucher festhalten, indem Sie das Formular einfach und unkompliziert dahingehend anpassen, das es als detaillierte Anwesenheitsdokumentation dient.

Per QR-Code werden also alle Besucher direkt auf das Registrierungsformular der IHK Würzburg-Schweinfurt geleitet. Hier können alle Daten, die in weiterer Folge zur Nachvollziehung von Infektionsketten notwendig sind, hinterlegt werden. Somit ist jederzeit ersichtlich, wer sich wann und wo befindet.

IHK Schweinfurt Website zur Erfassung der Besucherdaten

Um die Besucher über diese Möglichkeit zu informieren, hat die IHK Würzburg-Schweinfurt ein Informationsblatt erstellt. Dokumente wie diese können problemlos über die MATE Kommunikationstools an Besucher bzw. Teilnehmer gesendet werden. Um sicherzustellen, dass auch jeder diese Information erhalten und gelesen hat, können die Öffnungsraten der E-Mail verfolgt werden.

"Wir haben einen Versuch gestartet seit Öffnung der Kammer die Besucherregistrierung am Empfang über MATE zu machen und alle sind total begeistert."

Julia Peter
Web Administratorin CMS und Design
IHK Würzburg-Schweinfurt

Bonus Feature: Live Besucher Tracking

Mit MATE wissen Sie auch immer, wer sich gerade im Moment im Haus oder dem Veranstaltungsort befindet. Durch unser ausgeklügeltes Check-In System* ist Live-Tracking jederzeit möglich. Das ist besonders wichtig, um Besucherströme zu steuern und den Überblick zu wahren.

*Dieses Feature wird zur Zeit noch nicht von der IHK Würzburg-Schweinfurt verwendet, steht aber allen Kunden von MATE zur Verfügung.

MATE-Newsletter
Die neuesten Trends der Eventindustrie

Wir halten Sie über die Entwicklungen digitaler und analoger Veranstaltungstrends auf dem Laufenden. Den Newsletter gibt es einmal im Monat – voller Inspiration, ohne Spam!

Fazit

Durch digitales Besuchermanagement von MATE können die Verordnungen der Bundesländer zum Empfang von Besuchern eingehalten werden. Besucherdaten werden dokumentiert und sind jederzeit abrufbereit, während alle datenschutzrechlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Wenn Sie Interesse an unserem System haben, setzen Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung.

Weitere Beiträge

  • Die perfekte Event-Einladung

    • Eventplanung

    Eine gute Einladung ist die Basis eines erfolgreichen Events. Sie lädt ein, informiert und macht im besten Fall so viel Lust auf die Veranstaltung, dass der Empfänger gar nicht anders kann, als …

    Ein Klemmbrett mit einer Gästeliste, daneben ein Füller und ein Lap Top
  • Einladen: per Brief oder per Mail?

    • Eventplanung

    Teil 2: Eine gute Einladung ist die Basis eines erfolgreichen Events. Sie lädt ein, informiert und macht im besten Fall so viel Lust auf die Veranstaltung, dass der Empfänger gar nicht anders kann, …

    Der Text
  • Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen während COVID-19

    • Eventplanung

    Ein Sicherheitskonzept ist ein grundlegender Bestandteil eines Veranstaltungskonzeptes. Gerade in Zeiten der Corona Krise ist es besonders wichtig ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept zu haben. …

    Aufgeschlagenes Notizbuch mit Holzstift drauf