• Virtuelle Events

Das Veranstaltungsformat
der Zukunft

Ihr Guide zu virtuellen Events

Wir erleben gerade weltweit einen Wandel unvorhersehbaren Ausmaßes und die Veranstaltungsbranche ist – wie so viele andere auch – direkt und sehr stark betroffen. In den vergangenen Wochen mussten bereits zahlreiche Veranstaltungen abgesagt werden, viele sind auf unbestimmte Zeit verschoben worden. Bisher lautet die Ankündigung: Mindestens bis zum 31. August 2020 keine Großveranstaltungen, was danach kommt, ist noch unklar. Aber: Zu jedem Problem gibt es auch eine Lösung. In diesem Fall heißt sie: Virtuelle Events. Alles, was Sie als Veranstalter dazu wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie Sie die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen für sich nutzen können, welche Tools Sie dafür benötigen und wie MATE Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Let's start with the basics: Was ist ein virtuelles Event?

Anders als ein physisches Event, bei dem die Teilnehmer sich vor Ort treffen, findet ein virtuelles Event zum Teil oder ausschließlich online statt. Egal ob ein Webinar, ein Online-Konzert, ein digitaler Vortrag, eine virtuelle Konferenz oder alles zusammen: Dank des technologischen Fortschritts sind hier zahlreiche Formate möglich und der Kreativität fast keine Grenzen gesetzt. Auch hybride Veranstaltungen, die physische Events zusätzlich ins Internet übertragen, um so die Zielgruppe zu vergrößern, oder digital erweitert werden, um den Nutzern vor Ort neue Möglichkeiten zu bieten, das Event zu erleben, zählen zu den virtuellen Events.

Was sind die Vorteile eines virtuellen Events?

Erstmal natürlich: Ein virtuelles Event fällt – zumindest wenn es ausschließlich online stattfindet – nicht dem Social Distancing zum Opfer. Im Gegenteil: Als Veranstalter kann man sogar davon profitieren, dass viele Menschen gerade mehr Zeit als gewöhnlich haben um sich fortzubilden, ihr Netzwerk zu erweitern und sich neuen Themen zu öffnen.

Aber auch unabhängig von Corona bringen virtuelle Events einige Vorteile mit sich. Eines davon ist die bereits angesprochene Vielseitigkeit, was Formate und Konzepte angeht. Mit innovativen Ideen und der passenden Technik können Sie Ihre Zielgruppe ohne großen logistischen Aufwand oder hohe Kosten direkt abholen. Weil Location, Catering, Anreise- und Übernachtungskosten wegfallen, sind virtuelle Events leichter zu managen und funktionieren auch mit kleinem Budget. Stattdessen können Sie sich voll und ganz auf die Inhalte fokussieren. Auch für Ihre Teilnehmer wird der organisatorische Aufwand geringer, weil Sie nicht extra anreisen müssen. Neben einer positiven Umweltbilanz sorgt das für gesteigerte Teilnehmerzahlen und damit für mehr Reichweite bei geringerem Aufwand. Das Gleiche gilt natürlich für potenzielle Speaker, die Sie ggf. leichter gewinnen, wenn Sie sie für einen Vortrag nicht extra einfliegen müssen. Mit den richtigen Tools ist eine Interaktion in Echtzeit zwischen Speakern und Publikum problemlos möglich. Und nach der Veranstaltung haben Sie alle Klick- und Viewzahlen auf einen Blick, sodass Sie bei der Auswertung des Events genau sehen können, was Ihre Teilnehmer spannend fanden und was eher nicht, und so folgende Events noch besser planen können.

Warum sollten Sie ein virtuelles Event veranstalten?

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, dann aus den gleichen Gründen, aus denen Sie auch ein persönliches Event veranstalten würden: Weil Sie Leads und Umsätze fördern, sich mit Partnern und Kunden verknüpfen und die Botschaften Ihres Unternehmens vermitteln wollen. Ob eine persönliche, eine virtuelle oder eine hybride Veranstaltungen am sinnvollsten ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie dem Budget, der Art des Events, der Zielgruppe und den äußeren Umständen ab.

Generell gilt: Jede Art der Veranstaltung bringt Vor- und Nachteile mit sich. Wenn Sie also darüber nachdenken, ob in Ihrem individuellen Fall ein virtuelles Event sinnvoll ist, überlegen Sie, mit welchem Ziel Sie die Veranstaltung durchführen. Was erhoffen Sie sich von dem Event? Was ist notwendig, damit Sie diese Ziele erreichen? Ist dafür eine persönliche Anwesenheit der Teilnehmer notwendig oder funktioniert das Ganze vielleicht digital besser? Was sind die Rahmenbedingungen, unter denen das Event stattfinden soll? Welche Tools kommen für die Umsetzung infrage? Dabei sollten virtuelle Veranstaltungen keinesfalls getrennt von anderen Veranstaltungen betrachtet werden. Vielmehr sollten alle Ihre Veranstaltungen ganzheitlich ineinander greifen, um so als Veranstaltungsprogramm in seiner Gesamtheit Ihre Ziele zu verfolgen und zu erreichen.

Worauf müssen Sie für ein erfolgreiches virtuelles Event achten?

Wenn Sie sich für die Durchführung eines virtuellen Events entschieden haben, geht es an die Planung. Wenn Sie Ihre Ziele kennen, ist die Hälfte der Arbeit bereits getan. Wichtig ist es, die Elemente, aus denen ein persönliches Event besteht, nicht einfach 1:1 ins Netz zu übertragen, sondern zu überlegen, wie Sie technologische Möglichkeiten nutzen können, um Ihre Inhalte digital ideal zu vermitteln.

Bedenken Sie: Wenn Location, Dekoration, Catering etc. wegfallen, ist Ihr Inhalt allein Ihre Veranstaltungen. Achten Sie hier also ganz besonders auf Relevanz und Hochwertigkeit und buchen Sie spannende Redner, die Ihre Teilnehmer auch über mehrere Stunden fesseln können. Versetzen Sie sich in Ihre Zielgruppe hinein: Wer ist sie? Welchen Hintergrund hat sie? Gibt es Unterschiede zwischen verschiedenen Zielgruppen (z.B. Branche, Position usw.) oder ist sie homogen? Bieten Sie davon abhängig Optionen an, sodass Ihre Teilnehmer aus dem Programm auswählen können, was für sie besonders interessant ist. So ist es einfacher, die Teilnehmer während des Events engagiert zu halten und zur aktiven Teilnahme, z.B. in Live-Chats, zu motivieren. Und natürlich sollten sie die Möglichkeit nutzen, die vorhandenen Daten für die Auswertung ihrer Veranstaltung zu verwenden, um den Return of Investment einer Veranstaltung nachzuweisen und für zukünftige Veranstaltungen zu lernen.

Fazit

Corona hat die Veranstaltungsbranche ohne Frage ganz schön auf den Kopf gestellt. Und doch sollten Sie sich davon nicht verunsichern lassen: Diese Zeit ist auch die Chance, neue Möglichkeiten im Veranstaltungsmanagement zu erschließen, von denen Sie über die Krise hinaus profitieren. Immerhin gibt es auch unabhängig von Pandemie-bedingten Kontakteinschränkungen Szenarien, in denen ein virtuelles oder ein hybrides Event sinnvoller ist als ein persönliches – sei es aus Kostengründen, aus logistischen Gründen oder für eine Erweiterung der Zielgruppe.

Wichtig ist es, dabei immer die Teilnehmer im Blick zu behalten, um Ihnen unabhängig von der Art der Veranstaltung den Mehrwert zu bieten, für den sie an Ihrem Event teilnehmen. Mehr Informationen dazu, wie Sie Ihr virtuelles Event perfekt planen und umsetzen, finden Sie hier.

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Von Annina Boetcher

Freie Texterin, Konzepterin & Markenberaterin für Berlin, Hamburg, Hannover, ganz Deutschland und darüber hinaus.

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