• Eventplanung

Datenschutz: Regelungen für Fotos von Veranstaltungen

Heutzutage werden auf so gut wie allen Veranstaltungen Fotos aufgenommen. Diese Aufnahmen der Teilnehmer fallen laut der aktuellen DSGVO unter die personenbezogenen Daten.

In Bezug auf den Datenschutz von Fotos auf Veranstaltungen haben Sie als Veranstalter also einige Punkte zu beachten. Vor der Veröffentlichung sollten Sie sich genauestens über die geltenden Regelungen informieren. Mit MATE können Sie dafür sogar schon vor der Veranstaltung den Grundstein legen.

Ich beschäftige mich schon lange intensiv mit dem Datenschutz und der DSGVO. Möchten Sie mehr über diese sensiblen Themen erfahren, finden Sie auf meinem Blog PrivacyTutor ausführliche Informationen darüber.

Ein wichtiger Hinweis vorweg: Ich bin weder ein Anwalt, noch habe ich einen juristischen Hintergrund. Aus diesem Grund ist dieser Text keine Rechtsberatung. Trotzdem habe ich das Thema nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und denke, dass er Ihnen die wichtigsten Grundsätze vermittelt.

DSGVO und Fotos auf Veranstaltungen: Wie ist der aktuelle Stand?

Das Inkrafttreten der DSGVO war 2018 für viele Branchen ein echter Paukenschlag. Als Veranstalter gelten für Sie strenge Regeln bezüglich des Datenschutz von Fotos von Ihren Veranstaltungen.

Denn als Verantwortlicher haben Sie Ihren Gästen gegenüber eine Informationspflicht. Sie müssen die Besucher also darüber informieren, dass auf der Veranstaltung Fotos und Videos aufgenommen werden.

Dafür können Sie beispielsweise am Eingang ein Schild mit einem entsprechenden Hinweis platzieren. Kaufen die Besucher vorab Tickets, können Sie auf diesen darauf hinweisen, dass auf der Veranstaltung Aufnahmen gemacht werden. Es gibt auch zahlreiche Musterformulare, mit denen Sie die Einwilligung einholen können.

Den Teilnehmern muss vorher beispielsweise mitgeteilt werden, wer Fotos schießt, was mit diesen passiert und welche Rechte sie haben. Anders sieht es bei sogenannten “Beiwerken” aus.

Ist eine Person nur am Rande eines Fotos zu sehen und steht nicht im Vordergrund, gilt sie als Beiwerk. Um dieses Bild veröffentlichen zu dürfen, brauchen sie dann keine Einwilligung.

Kunsturhebergesetz (KUG): Ebenfalls für Veranstaltungsfoto relevant?

Wenn auf Ihrer Veranstaltung fotografiert oder gefilmt wird, könnte nicht nur die DSGVO, sondern auch das Kunsturhebergesetz (KUG) von Belang sein. Dieser Gesetzestext regelt das Recht am eigenen Bild.

Nach dem KUG fällt das Recht am Bild unter das Persönlichkeitsrecht. Jeder Mensch darf also selbst entscheiden, welche Bilder von ihm veröffentlicht werden und welche nicht. Auch hier wird also festgelegt, dass Sie vor der Veröffentlichung eine Einwilligung brauchen.

Interessant ist der dabei aufkommende Widerspruch zwischen DSGVO und KUG. Denn laut dem KUG kann eine solche Einwilligung nicht widerrufen werden (§ 22 KUG). In der DSGVO heißt es aber, dass die Einverständniserklärung jederzeit widerruflich sein muss (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Nachdem die DSGVO in Kraft getreten ist, wurde durch den Staat nicht geregelt, ob das KUG weiterhin Bestand hat und wann welche Verordnung maßgebend ist. Deshalb fällt es selbst Juristen momentan schwer, eine allgemeingültige Aussage zu diesem wichtigen Thema zu treffen.

Auch das KUG hat Ausnahmen: Ähnlich wie in der DSGVO erlaubt auch dieses Gesetz Veröffentlichungen mit Personen als Beiwerk. Auch Fotos von Versammlungen und anderen Großveranstaltungen dürfen ohne Einwilligung veröffentlicht werden.

Die 3 wichtigsten Fragen

Ob Sie Bilder veröffentlichen dürfen und ob es explizit notwendig ist, von jedem Teilnehmer eine Einwilligung einzuholen, kann von Veranstaltung zu Veranstaltung variieren. Maßgebend dafür sind die folgenden drei Fragen.

1. Wo wird das Foto veröffentlicht?

Es wird allgemein zwischen einer internen und externen Veröffentlichung der Bilder unterschieden. Gruppenfotos können beispielsweise intern verwendet werden, wenn einzelne Personen darauf nicht zu erkennen sind. Sie können dafür auch die Auflösung runterschrauben, sodass Gesichter auch mit einem Zoom nicht mehr zu identifizieren sind.

Möchten Sie die Fotos hingegen extern veröffentlichen, also beispielsweise in den sozialen Netzwerken oder auf Ihrer Webseite, dann sollten Sie vorab eine Einwilligung einholen. Denn gerade in den sozialen Medien kann eine unrechtmäßige Veröffentlichung schnell zu erheblichen Problemen führen.

2. Wer wird fotografiert?

Wenn Sie einzelne Personen oder kleine Personengruppen fotografieren möchten, sollten Sie auf jeden Fall vorher eine Einwilligung einholen. Wichtig ist, dass das Foto für die Betroffenen keine Nachteile bringt.

Gäste in unangenehmen oder rufschädigenden Situationen zu fotografieren und die Bilder dann auch zu veröffentlichen, kann Ihnen mächtig Ärger einhandeln. Ganz egal, ob diese intern oder extern veröffentlicht werden.

3. Handelt es sich um eine öffentliche oder private Veranstaltung?

Wer auf privaten Veranstaltungen Fotos schießt und diese anschließend extern veröffentlichen möchte, sollte sich wie bereits empfohlen vorab um eine Einwilligungserklärung kümmern. Anders sieht es bei öffentlich beworbenen Veranstaltungen aus.

Entscheidend ist, wessen Interessen bei einer Veröffentlichung überwiegen. Möchten Sie die Fotos als Dokumentation für eine gelungene öffentliche Veranstaltung nutzen, können die Fotos verwendet werden - achten Sie darauf, dass einzelne Personen nicht im Vordergrund stehen.

Sind die Fotos für die Betroffenen jedoch von Nachteil, dann überwiegen die Interessen der Fotografierten und Sie könnten gegen die DSGVO verstoßen.

Wer haftet im schlimmsten Fall bei Verletzungen des Datenschutz?

Sollten alle Stricke reißen, müssen Sie sich die Frage stellen, wer eigentlich für eine Datenpanne haftet. In erster Linie sind das Sie als juristische oder als natürliche Person. Sie tragen wahrscheinlich das wirtschaftliche Risiko, treffen wichtige Entscheidungen und treten nach Außen als Veranstalter auf und sind daher auch für mögliche Fehltritte verantwortlich.

Event Fotograf beim Arbeiten

Die Haftungsfrage ist bei Event-Fotografie besonders wichtig.

Mitveranstalter sind deshalb allerdings noch nicht außen vor. Auch Sie können haften, wenn Sie personenbezogene Daten nicht ordnungsgemäß erheben, verarbeiten oder speichern. Das kann beispielsweise die Catering-Agentur, der Vermieter oder der Website-Betreiber sein.

Sollte es zu einer Datenpanne kommen, sollten sie diese unverzüglich an Ihren Datenschutzbeauftragten melden. Dieser hat 72 Stunden Zeit zu entscheiden, ob Sie diese an die Aufsichtsbehörde melden müssen.

Dürfen Namensschilder & Visitenkarten noch verwendet werden?

Bei vielen Events hat der persönliche Austausch einen hohen Stellenwert. Um das Intro einfacher zu gestalten, wollen Sie möglicherweise vorgedruckte Namensschilder vorbereiten. Außerdem werden Ihre Gäste wahrscheinlich fleißig Visitenkarten verteilen, um mit den neu gewonnen Bekanntschaften in Kontakt zu bleiben.

Da sowohl bei Namensschildern als auch bei Visitenkarten persönliche Daten im Spiel sind, stellt sich die Frage, ob diese aus aktueller datenschutzrechtlicher Sicht überhaupt noch möglich sind.

Visitenkarten existieren nur in der analogen Welt, weshalb die DSGVO auf sie erst einmal nicht zutrifft. Das ändert sich, sobald die Daten daraus digital verwendet werden.

Wenn Sie beispielsweise einen potentiellen Neukunden nach der Veranstaltung per E-Mail kontaktieren, sollte allerdings auch das kein Problem darstellen, da wahrscheinlich ein „berechtigtes Interesse“ vorliegt. Ich empfehle Ihnen beim Erstkontakt auf Ihre Datenschutzerklärung zu verweisen, damit sich der Kontaktierte informieren kann, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten.

Auch auf vorgedruckte Namensschilder müssen Sie bei einer datenschutzkonformen Veranstaltung nicht verzichten. Schließlich darf jeder selbst entscheiden, ob er dieses benutzt oder nicht. Die einzigen Bedenken habe ich bei der Software, die für die Verarbeitung und den Druck der Namensschilder verantwortlich ist. Da hier personenbezogene Daten verwaltet werden, muss diese gegen Missbrauch und Diebstahl geschützt sein. Das gleiche gilt für externe Dienstleister, die den Druck der Namensschilder übernehmen.

Tipp zur Datensicherheit:

Mit MATE sind Ihre und die Daten Ihrer Kunden immer sicher!

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Wie MATE Ihnen beim Datenschutz hilft

Die DSGVO und das KUG machen Ihnen als Veranstalter eine Menge Arbeit. Vorab von allen Teilnehmern eine Einwilligungserklärung einzuholen, kann mit einem hohen Aufwand verbunden sein. Verstöße können erhebliche Strafen nach sich ziehen.

MATE hilft Ihnen bei diesem aufwendigen Prozess: Über das Registrierungsformular können Sie sich vorab die Einwilligung Ihrer Gäste einholen. Das Formular kann von Ihnen flexibel gestaltet werden - eine Zustimmung kann einfach über eine Checkbox bestätigt werden.

Dabei brauchen Sie sich keine Sorgen um den Datenschutz und die Sicherheit der erfassten Daten machen. Bei MATE werden umfassende Maßnahmen zur Datensicherheit umgesetzt und fortlaufend auf den neuesten Stand gebracht. Alle Daten werden ausnahmslos auf Servern in Frankfurt gespeichert.

Sie möchten kein Risiko eingehen und lieber auf Stockfotos setzen? Was es dabei zu beachten gibt und wie Sie mit hochwertigen Fotos den bestmöglichen Werbeeffekt erzielen, erklären Ihnen die Experten von MATE.

Fazit

Wann dürfen Sie Fotos von Ihren Veranstaltungen veröffentlichen?

Wann immer Sie ein Foto von einer Veranstaltung veröffentlichen möchten, sollten Sie das Recht am eigenen Bild im Hinterkopf behalten. Grundsätzlich gilt, dass Sie Fotos von Personen nur veröffentlichen dürfen, wenn es eine vorherige Einwilligung gab.

Diese wird nötig, sobald eine Person auf einem Foto zweifelsfrei zu erkennen ist. Ich rate Ihnen, die Einwilligung immer schriftlich einzuholen. Mündliche Erklärungen sind im Nachhinein nur schwer nachweisbar.

Die drei wichtigsten Fragen noch einmal im Überblick

Die drei wichtigsten Fragen noch einmal im Überblick

Ausnahmen gelten nur bei wichtigen Bildern der Zeitgeschichte, wenn Personen als Beiwerk erscheinen oder es sich um Fotos von großen Versammlungen handelt.

Um einfach und unkompliziert eine Einwilligung einzuholen, hilft das Registrierungsformular von MATE Ihnen weiter. Sie holen sich damit vorab die Erlaubnis der Teilnehmer ein und können sich auf die anstehende Veranstaltung konzentrieren.

Von Alexander Baetz

Alexander Baetz ist 24 Jahre alt und arbeitet als freiberuflicher Webdesigner für mittelständische Unternehmen. PrivacyTutor.

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