• Event-Nachbereitung

Die 11 wichtigsten KPIs für Ihr Event

Und wie sie gemessen werden

Eine ausführliche Eventanalyse ist essenziell, um herauszufinden, wie erfolgreich Ihr Event war. Mit gewissen Kennzahlen, den sogenannten Event KPIs, die Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung erheben, können Sie genau das tun. Wir verraten Ihnen in diesem Artikel, welche KPIs für Ihre Erfolgsanalyse besonders wichtig sind und worauf Sie als Veranstalter besonders achten müssen, um Ihre Events mit diesen Daten zukünftig noch erfolgreicher zu machen.

Was sind Event KPIs?

Unter KPIs, kurz für „Key Performance Indicators“, versteht man in der Eventplanung die wichtigsten Leistungsindikatoren, die den Erfolg eines Events in Kennzahlen messen und darstellen. Wer die KPIs seines Events misst, kann so überprüfen, wie hoch sein Return on Investment (ROI) ist und inwieweit seine vorher festgelegten Ziele erreicht wurden.

Vor allem dann, wenn KPIs regelmäßig über einen längeren Zeitraum erhoben werden, kann man aus den Daten gut herauslesen, was in der Branche und für die Zielgruppe Erfolg bringt und was eher nicht. KPIs sind also wichtige Kennzahlen zur Erfolgsanalyse eines Events und geben Ihnen als Veranstalter oder Ihren Kunden wichtige Informationen an die Hand, auf deren Grundlage Sie Ihr Event noch besser und erfolgreicher machen können.

Was sagen KPIs über Ihr Event aus?

KPIs sind ein wichtiges Werkzeug der Eventanalyse, um dessen Erfolg zu bestimmen und herauszufinden, ob Sie Ihre im Vorfeld gesteckten Ziele mit Ihrer Veranstaltung erreicht haben. Damit Sie sich dabei nicht in der Vielzahl an Messwerten und Kennzahlen verlieren, ist es wichtig, die für Ihr Event individuell wichtigsten KPIs zu erkennen, zu tracken und auszuwerten. Die wichtigsten Event KPIs stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor. Mit ihrer Hilfe werden nicht nur die Erfolgsanalyse, sondern auch anschließende Optimierungen zum Kinderspiel. Für die Auswertung der KPIs stehen Ihnen verschiedene Tools, z.B. MATE, zur Verfügung.

Event KPI Erfolgsmessung

Das "Tracken" und die darauf folgende Auswertung der Daten ist die Grundlage der Erfolgsmessung für Events

Welches sind die wichtigsten Event KPIs?

Mit der Erhebung der richtigen Event KPIs lässt sich der Erfolg Ihres Events messen und optimieren. Welche KPIs das konkret sind, hängt von der Branche, dem Unternehmen, der Art Ihres Events und natürlich auch den definierten Zielen des Events ab. Die für die Veranstaltungsbranche wichtigsten KPIs stellen wir Ihnen gleich vor, dann können Sie selbst schauen, welche in Ihrem Fall relevant sind.

Wir wollen Ihre Meinung: Werden Events zum wichtigsten digitalen Marketing-Kanal?

Die 11 wichtigsten KPIs für Ihr Event

1. Event KPI: Anmeldungen

Einer der offensichtlichsten Indikatoren, wenn Sie den Erfolg eines Events messen möchten, ist natürlich die Zahl der Event-Anmeldungen. Wer genau meldet sich an? Wer nicht? Welche Branchen interessieren sich am meisten für Ihr Event? Am besten werten Sie diese Informationen in Echtzeit aus, um im Nachhinein feststellen zu können, zu welchen Zeitpunkten (z.B. im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen) besonders viele Anmeldungen für Ihre Veranstaltung kamen.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard Ihrer Registrierungsplattform ablesen.

Gleich zu Beginn: Die registrierten Teilnehmer im Dashboard der MATE Registrierungsplattform

2. Event KPI: Event-Teilnehmer vor Ort

Ein zentraler Anhaltspunkt für den Erfolg Ihres Events ist die Anzahl der Teilnehmer vor Ort, gerade auch in Abhängigkeit von der Anzahl der vorherigen Anmeldungen. Wie viel Prozent der Angemeldeten sind auch tatsächlich zur Veranstaltung erschienen? Gibt es hierbei eine ungewöhnliche Diskrepanz in der Event-Statistik, sollten Sie sich genau anschauen, woran das liegt. Diese Auswertung kann wichtige Erkenntnisse darüber liefern, ob die von Ihnen gewählten Inhalte und Themen das Interesse Ihrer Zielgruppen wecken konnten und ob Zeitpunkt und Location passend gewählt wurden.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard Ihrer Registrierungsplattform ablesen.

Das MATE-Dashboard zeigt Ihnen auf einem Blick die Anzahl der Check-Ins

3. Event KPI: Neue vs. wiederkehrende Teilnehmer

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Datenauswertung einer Registrierungsplattform, um sich Ihre Teilnehmer genauer anzuschauen. Je mehr wiederkehrende Teilnehmer ein Event hat, desto sicherer können Sie als Veranstalter sein, dass Ihr Event-Konzept funktioniert. Je nach Art der Veranstaltung ist es meist normal, dass eine gewisse Fluktuation herrscht, wenn Teilnehmer jedoch gar nicht zu weiteren Events wiederkommen, deutet dies oft auf ein Problem hin.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard Ihrer Registrierungsplattform ablesen.

4. Event KPI: Erwähnung in Social Media

Mithilfe eines im Vorfeld ausgewählten und kommunizierten Event-Hashtags erhalten Sie in den Sozialen Netzwerken nicht nur die Möglichkeit, mit den Augen Ihrer Teilnehmer auf Ihre Veranstaltung zu blicken, sondern bekommen im besten Fall auch kostenlose Werbung für Ihr Unternehmen oder Ihre Veranstaltung.

Wer berichtet wie über Sie und Ihr Event? Auch die Identifikation und Beobachtung der Hashtags, die Teilnehmende sonst nutzen, um von Ihrem Event zu berichten, kann sinnvoll sein. Werten Sie aus, in welchen Netzwerken, wie und von wem sie verwendet werden.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI finden Sie direkt auf den Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn etc.)

5. Event KPI: Social Media-Engagement

Dieses KPI wertet die direkten Reaktionen von Usern auf die von Ihnen veröffentlichten Posts, Tweets oder Beiträge aus. Schauen Sie sich also Kommentare, Shares, Likes und die Anzahl neuer Abonnenten genauer an. Menschen teilen grundsätzlich nur das, womit sie sich identifizieren können. Je häufiger ein Post zu Ihrem Event geteilt, geliked oder positiv kommentiert wird, umso höher ist das sogenannte Social-Media-Engagement, was sich natürlich positiv auf die Bekanntheit und das Image Ihrer Veranstaltung und damit Ihres Unternehmens auswirkt.

Durch die Analyse dieser Kennzahlen lässt sich auch herausfinden, welche Inhalte bei Ihrer Zielgruppe gut funktionieren und welche eher nicht, sodass Sie Ihre Online-Kommunikation entsprechend anpassen können.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI finden Sie direkt auf den Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn etc.)

LinkedIN Campaign Stats

Statistiken helfen das Engagement Ihrer Social Media Kampagnen einzusehen.

6. Event KPI: Umsatz

Bei Veranstaltungen, die nicht kostenlos sind, bei denen Ihre Teilnehmer die Tickets also kaufen müssen, ist der Umsatz ein wichtiger KPI. Aus diesen Zahlen können Sie unter anderem ablesen, welche Nachfrage es am Markt für Ihr Event gibt.

Dabei sollten Sie sich aber nicht nicht nur anschauen, wie viel Umsatz mit dem Event erzielt wurde, sondern auch herausfiltern, wie der Umsatz sich zusammensetzt. Wie erfolgreich waren z.B. die unterschiedlichen Ticketkategorien? Wie gut verkauften sich Early-Bird-Tickets im Vergleich zum regulären Preis? Wie viel Umsatz wurde durch welche Zielgruppe erzielt?

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard Ihrer Ticketingplattform ablesen.

Umsatz in der Ticketing Dashboard Eventbrite: www.eventbrite.com

7. Event KPI: Gewinn

Für die Erfolgsanalyse Ihres Events ist neben den Umsatzzahlen natürlich auch der tatsächliche Gewinn nach Abzug aller Kosten eine relevante Kennzahl. Wo haben Sie Ihr Event-Budget überschritten? Wo nicht voll ausgenutzt? Wo hätten sich im Nachhinein höhere Investitionen gelohnt? Besteht noch Spielraum bezüglich Ihres Return of Investment (ROI) haben Sie die Möglichkeiten voll ausgeschöpft?

Dabei muss der Gewinn gar nicht zwingend rein monetär betrachtet werden. Wenn Ihr Event beispielsweise kostenlos war, können Sie hier den ideellen Wert Ihrer Veranstaltung mit Ihren Ausgaben gegenrechnen. Wie hoch waren z.B. die Kosten pro erschienenem Gast? Welche neuen Kontakte oder Aufträge ergeben sich für Sie daraus? Wie hoch ist deren Wert? Lässt der Erfolg weitere Events zu?

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Diesen KPI berechnen Sie aus der Summe Ihrer Umsätze abzüglich aller Kosten.

8. Event KPI: Interaktionsraten Ihres E-Mail-Marketings

Gutes Event Marketing ist ein wichtiger Grundpfeiler für eine erfolgreiche Veranstaltung – ohne dieses werden Sie Ihre Ziele für Ihr Event nur schwer erreichen.

Egal ob es darum geht, Tickets zu verkaufen oder die Teilnehmerrate zu erhöhen: Ein Event Marketing, das zur Zielgruppe passt, ist das A und O! Im 21. Jahrhundert ist E-Mail-Marketing aus Ihrem Event Marketing nicht mehr wegzudenken. Per Mail kommunizieren Sie mit Newsletter-Abonnenten und (potenziellen) Teilnehmern, verschicken Einladungen, Reminder und Feedback-Umfragen.

Kennzahlen, die Sie sich für dieses KPI also unbedingt anschauen sollten, sind Mail-Öffnungsraten oder die Klickzahlen zu Ihrer Registrierungsseite sammt Registrierungsformular. Nur die Hälfte Ihrer Mails wird überhaupt geöffnet oder der Link zur Registrierungsseite nur von jedem dritten Empfänger angeklickt? Dann verschicken Sie die Mails entweder an die falschen Menschen oder Ihre Themen oder die Art, wie Sie sie kommunizieren, sind für Ihre Zielgruppe nicht interessant genug. Oder Sie beachten nicht die Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails. Auch aus dieser Analyse können Sie viel für zukünftige Kampagnen lernen.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI finden Sie in Ihrem E-Mail-Marketing-Tool wie MailChimp, Mailjet oder HubSpot oder im Dashboard Ihrer Registrierungsplattform.

Der MATE E-Mail Log

Im MATE E-Mail Log sehen Sie genau, wen Sie schon mit welcher E-Mail Kampagne kontaktiert haben.

9. Event KPI: Downloadzahlen und Nutzungsanalyse Ihrer Event-App

Sie haben für Ihre Veranstaltung eine App programmieren lassen? Dann sind die Informationen, die sie hieraus ziehen können, ein weiterer interessanter KPI. Individuelle Event-Apps sind tatsächlich nicht zwingend mit höheren Kosten verbunden, sondern können im Gegenteil sogar Kosten einsparen, weil keine Programme gedruckt werden müssen.

Trotzdem haben Ihre Teilnehmer jederzeit alle wichtigen Informationen in der App auf einen Blick parat – und während Sie bei Programmheften keinen Einblick haben, wie die Teilnehmer sie nutzen, können Sie bei der App genau sehen, welche Speaker, Vorträge usw. im Vorfeld oder während der Veranstaltung besonders häufig angeklickt wurden. So können Sie genau sehen, welche Themen und Inhalte Ihre Teilnehmer besonders interessieren, und auch hieraus für die Zukunft lernen.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich in der Statistik Ihrer Mobile App ablesen.

10. Event KPI: Conversion Rate Ihrer Website und Ihres Shops bzw. Ihrer Registrierungsseite

Egal, ob Konferenz, Festival, Fachtagung oder Premierenfeier: Ihre Website ist meist eine wichtige Anlaufstelle für (potenzielle) Teilnehmer. Auch hier können Sie aus der Auswertung der Interaktions- und Klickraten wichtige Informationen ziehen. Welche Speaker werden besonders häufig angeklickt? Wie viel Prozent der Seitenbesucher kaufen ein Ticket bzw. registrieren sich, nachdem sie das Programm angesehen haben?

Achten Sie vor allem auf Diskrepanzen: Auffällig viele Menschen brechen den Kaufprozess mittendrin ab oder klicken zwar in der Einladungsmail auf den Link zur Registrierungsseite, registrieren sich dann jedoch nicht? Dann sollten Sie die Prozesse intern einmal durchspielen und schauen, wo User hängen bleiben oder abgeschreckt werden könnten.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Dieses KPI finden Sie in Ihrem Webseite-Analyse-Tool, z.B. Google Analytics, oder im Dashboard Ihrer Registrierungsplattform.

11. Event KPI: Teilnehmerzufriedenheit

Nach dem Event ist vor dem Event! Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu evaluieren.

Bitten Sie Ihre Teilnehmer um Feedback zur Veranstaltung im Generellen, aber auch zu bestimmten Programmpunkten, Speakern oder Inhalten. Auch wie zufrieden Ihre Teilnehmer mit der Organisation oder der Kommunikation drumherum waren, können Sie konkret abfragen. KPIs aus Umfragen können Zufriedenheit, die Absicht, wiederzukommen, oder die Wahrscheinlichkeit, das Event weiterzuempfehlen, beinhalten.

Wo finden Sie dieses Event KPI?

Durch Umfragen, am besten über ein E-Mail-Marketing-Tool, z.B. Mail-Chimp, Marketo oder HubSpot, oder direkt über Ihre Registrierungsplattform.

Fazit:

So verschaffen Sie sich einen Überblick über den Erfolg Ihres Events

Ganz egal, ob es darum geht, eine bestimmte Zielgruppe von einem neuen Produkt zu begeistern, Fachbesucher auf einer Konferenz zusammenzubringen oder den eigenen Mitarbeitern mit einem Event für Ihre Loyalität zu danken: Am Anfang einer jeder erfolgreichen Veranstaltung sollten die Ziele stehen, die Sie damit erreicht wollen.

KPIs unterstützen Sie bei der Erfolgsanalyse. Dabei ist der Überblick über die verschiedenen Tools und Kennzahlen alles! Am einfachsten wird es mithilfe einer Event-Management-Software wie MATE, die verschiedene Tools zur Messung Ihres Event-Erfolgs entwickelt und Sie beim Management und der Auswertung Ihrer Veranstaltung gleichermaßen unterstützt. Egal ob Einladungsmanagement, Registrierung, Gästeliste oder Check-in: Die entsprechenden Daten werden automatisch vom System erhoben und müssen nur noch ausgelesen und ausgewertet werden, um in Zukunft von den aktuellen Zahlen zu profitieren.

Von Anne Brünnert

Content-Management Freelancer mit Vorliebe für digitale Themen, agile Projekte und mit Bühnenerfahrung.

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