• Event-Nachbereitung

Die 11 wichtigsten KPIs für dein Event

Und wie sie gemessen werden

Eine ausführliche Eventanalyse ist essenziell, um herauszufinden, wie erfolgreich dein Event war. Mit gewissen Kennzahlen, den sogenannten Event KPIs, die dich vor, während und nach deiner Veranstaltung erheben, kannst du genau das tun. Wir verraten dir in diesem Artikel, welche KPIs für deine Erfolgsanalyse besonders wichtig sind und worauf du als Veranstalter*in besonders achten musst, um deine Events mit diesen Daten zukünftig noch erfolgreicher zu machen.

Was sind Event KPIs?

Unter KPIs, kurz für „Key Performance Indicators“, versteht man in der Eventplanung die wichtigsten Leistungsindikatoren, die den Erfolg eines Events in Kennzahlen messen und darstellen. Wer die KPIs seines Events misst, kann so überprüfen, wie hoch sein Return on Investment (ROI) ist und inwieweit seine vorher festgelegten Ziele erreicht wurden.

Vor allem dann, wenn KPIs regelmäßig über einen längeren Zeitraum erhoben werden, kann man aus den Daten gut herauslesen, was in der Branche und für die Zielgruppe Erfolg bringt und was eher nicht. KPIs sind also wichtige Kennzahlen zur Erfolgsanalyse eines Events und geben dir als Veranstalter*in oder deinen Kunden wichtige Informationen an die Hand, auf deren Grundlage du dein Event noch besser und erfolgreicher machen kannst.

Was sagen KPIs über dein Event aus?

KPIs sind ein wichtiges Werkzeug der Eventanalyse, um dessen Erfolg zu bestimmen und herauszufinden, ob du deine im Vorfeld gesteckten Ziele mit deiner Veranstaltung erreicht hast. Damit du dich dabei nicht in der Vielzahl an Messwerten und Kennzahlen verlierst, ist es wichtig, die für dein Event individuell wichtigsten KPIs zu erkennen, zu tracken und auszuwerten. Die wichtigsten Event KPIs stellen wir dir in diesem Artikel vor. Mit ihrer Hilfe werden nicht nur die Erfolgsanalyse, sondern auch anschließende Optimierungen zum Kinderspiel. Für die Auswertung der KPIs stehen dir verschiedene Tools, z.B. MATE, zur Verfügung.

Event KPI Erfolgsmessung

Das "Tracken" und die darauf folgende Auswertung der Daten ist die Grundlage der Erfolgsmessung für Events

Welches sind die wichtigsten Event KPIs?

Mit der Erhebung der richtigen Event KPIs lässt sich der Erfolg deines Events messen und optimieren. Welche KPIs das konkret sind, hängt von der Branche, dem Unternehmen, der Art deines Events und natürlich auch den definierten Zielen des Events ab. Die für die Veranstaltungsbranche wichtigsten KPIs stellen wir dir gleich vor, dann kannst du selbst schauen, welche in deinem Fall relevant sind.

Wir wollen deine Meinung: Werden Events zum wichtigsten digitalen Marketing-Kanal?

Die 11 wichtigsten KPIs für dein Event

1. Event KPI: Anmeldungen

Einer der offensichtlichsten Indikatoren, wenn du den Erfolg eines Events messen möchtest, ist natürlich die Zahl der Event-Anmeldungen. Wer genau meldet sich an? Wer nicht? Welche Branchen interessieren sich am meisten für dein Event? Am besten wertest du diese Informationen in Echtzeit aus, um im Nachhinein feststellen zu können, zu welchen Zeitpunkten (z.B. im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen) besonders viele Anmeldungen für deine Veranstaltung kamen.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard deiner Registrierungsplattform ablesen.

Gleich zu Beginn: Die registrierten Teilnehmer*innen im Dashboard der MATE Registrierungsplattform

2. Event KPI: Event-Teilnehmer*innen vor Ort

Ein zentraler Anhaltspunkt für den Erfolg deines Events ist die Anzahl der Teilnehmenden vor Ort, gerade auch in Abhängigkeit von der Anzahl der vorherigen Anmeldungen. Wie viel Prozent der Angemeldeten sind auch tatsächlich zur Veranstaltung erschienen? Gibt es hierbei eine ungewöhnliche Diskrepanz in der Event-Statistik, solltest du dir genau anschauen, woran das liegt. Diese Auswertung kann wichtige Erkenntnisse darüber liefern, ob die von dir gewählten Inhalte und Themen das Interesse deiner Zielgruppen wecken konnten und ob Zeitpunkt und Location passend gewählt wurden.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard deiner Registrierungsplattform ablesen.

Das MATE-Dashboard zeigt dir auf einem Blick die Anzahl der Check-Ins

3. Event KPI: Neue vs. wiederkehrende Teilnehmer*innen

Nutze die Möglichkeiten der Datenauswertung einer Registrierungsplattform, um dir deine Teilnehmenden genauer anzuschauen. Je mehr wiederkehrende Teilnehmer*innen ein Event hat, desto sicherer kannst du als Veranstalter*in sein, dass dein Event-Konzept funktioniert. Je nach Art der Veranstaltung ist es meist normal, dass eine gewisse Fluktuation herrscht, wenn Teilnehmer*innen jedoch gar nicht zu weiteren Events wiederkommen, deutet dies oft auf ein Problem hin.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard deiner Registrierungsplattform ablesen.

4. Event KPI: Erwähnung in Social Media

Mithilfe eines im Vorfeld ausgewählten und kommunizierten Event-Hashtags erhältst du in den Sozialen Netzwerken nicht nur die Möglichkeit, mit den Augen deiner Gäste auf deine Veranstaltung zu blicken, sondern bekommst im besten Fall auch kostenlose Werbung für dein Unternehmen oder deine Veranstaltung.

Wer berichtet wie über dich und dein Event? Auch die Identifikation und Beobachtung der Hashtags, die Teilnehmende sonst nutzen, um von deinem Event zu berichten, kann sinnvoll sein. Werte aus, in welchen Netzwerken, wie und von wem sie verwendet werden.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI findest du direkt auf den Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn etc.)

5. Event KPI: Social Media-Engagement

Dieses KPI wertet die direkten Reaktionen von Usern auf die von dir veröffentlichten Posts, Tweets oder Beiträge aus. Schau dir also Kommentare, Shares, Likes und die Anzahl neuer Abonnent*innen genauer an. Menschen teilen grundsätzlich nur das, womit sie sich identifizieren können. Je häufiger ein Post zu deinem Event geteilt, geliked oder positiv kommentiert wird, umso höher ist das sogenannte Social-Media-Engagement, was sich natürlich positiv auf die Bekanntheit und das Image deiner Veranstaltung und damit deines Unternehmens auswirkt.

Durch die Analyse dieser Kennzahlen lässt sich auch herausfinden, welche Inhalte bei deiner Zielgruppe gut funktionieren und welche eher nicht, sodass du deine Online-Kommunikation entsprechend anpassen kannst.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI findest du direkt auf den Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn etc.)

LinkedIN Campaign Stats

Statistiken helfen das Engagement deiner Social Media Kampagnen einzusehen.

6. Event KPI: Umsatz

Bei Veranstaltungen, die nicht kostenlos sind, bei denen deine Gäste die Tickets also kaufen müssen, ist der Umsatz ein wichtiger KPI. Aus diesen Zahlen kannst du unter anderem ablesen, welche Nachfrage es am Markt für dein Event gibt.

Dabei solltest du dir aber nicht nicht nur anschauen, wie viel Umsatz mit dem Event erzielt wurde, sondern auch herausfiltern, wie der Umsatz sich zusammensetzt. Wie erfolgreich waren z.B. die unterschiedlichen Ticketkategorien? Wie gut verkauften sich Early-Bird-Tickets im Vergleich zum regulären Preis? Wie viel Umsatz wurde durch welche Zielgruppe erzielt?

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich im Dashboard deiner Ticketingplattform ablesen.

Eventbrite Ticketing Dashboard

Umsatz in der Ticketing Dashboard Eventbrite: www.eventbrite.com

7. Event KPI: Gewinn

Für die Erfolgsanalyse deines Events ist neben den Umsatzzahlen natürlich auch der tatsächliche Gewinn nach Abzug aller Kosten eine relevante Kennzahl. Wo hast du dein Event-Budget überschritten? Wo nicht voll ausgenutzt? Wo hätten sich im Nachhinein höhere Investitionen gelohnt? Besteht noch Spielraum bezüglich deines Return of Investment (ROI) hast du die Möglichkeiten voll ausgeschöpft?

Dabei muss der Gewinn gar nicht zwingend rein monetär betrachtet werden. Wenn dein Event beispielsweise kostenlos war, kannst du hier den ideellen Wert deiner Veranstaltung mit deinen Ausgaben gegenrechnen. Wie hoch waren z.B. die Kosten pro erschienenem Gast? Welche neuen Kontakte oder Aufträge ergeben sich für dich daraus? Wie hoch ist deren Wert? Lässt der Erfolg weitere Events zu?

Wo findest du dieses Event KPI?

Diesen KPI berechnest du aus der Summe deiner Umsätze abzüglich aller Kosten.

8. Event KPI: Interaktionsraten deines E-Mail-Marketings

Gutes Event Marketing ist ein wichtiger Grundpfeiler für eine erfolgreiche Veranstaltung – ohne dieses wirst du deine Ziele für dein Event nur schwer erreichen.

Egal ob es darum geht, Tickets zu verkaufen oder die Teilnehmerrate zu erhöhen: Ein Event Marketing, das zur Zielgruppe passt, ist das A und O! Im 21. Jahrhundert ist E-Mail-Marketing aus deinem Event Marketing nicht mehr wegzudenken. Per Mail kommunizierst du mit Newsletter-Abonnenten und (potenziellen) Teilnehmer*innen, verschickst Einladungen, Reminder und Feedback-Umfragen.

Kennzahlen, die du dir für dieses KPI also unbedingt anschauen solltest, sind Mail-Öffnungsraten oder die Klickzahlen zu deiner Registrierungsseite samt Registrierungsformular. Nur die Hälfte deiner Mails wird überhaupt geöffnet oder der Link zur Registrierungsseite nur von jedem dritten Empfänger angeklickt? Dann verschickst du die Mails entweder an die falschen Menschen oder deine Themen oder die Art, wie du sie kommunizierst, sind für deine Zielgruppe nicht interessant genug. Oder du beachtest nicht die Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von E-Mails. Auch aus dieser Analyse kannst du viel für zukünftige Kampagnen lernen.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI findest du in deinem E-Mail-Marketing-Tool wie MailChimp, Mailjet oder HubSpot oder im Dashboard deiner Registrierungsplattform.

Der MATE E-Mail Log

MATE E-Mail Log aus der MATE Plattform

Im MATE E-Mail Log siehst dz genau, wen du schon mit welcher E-Mail Kampagne kontaktiert hast.

9. Event KPI: Downloadzahlen und Nutzungsanalyse deiner Event-App

Du hast für deine Veranstaltung eine App programmieren lassen? Dann sind die Informationen, die du hieraus ziehen kannst, ein weiterer interessanter KPI. Individuelle Event-Apps sind tatsächlich nicht zwingend mit höheren Kosten verbunden, sondern können im Gegenteil sogar Kosten einsparen, weil keine Programme gedruckt werden müssen.

Trotzdem haben deine Teilnehmer*innen jederzeit alle wichtigen Informationen in der App auf einen Blick parat – und während du bei Programmheften keinen Einblick hast, wie die Teilnehmer*innen sie nutzen, kannst du bei der App genau sehen, welche Speaker*innen, Vorträge usw. im Vorfeld oder während der Veranstaltung besonders häufig angeklickt wurden. So kannst du genau sehen, welche Themen und Inhalte deine Teilnehmenden besonders interessieren, und auch hieraus für die Zukunft lernen.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI lässt sich in der Statistik deiner Mobile App ablesen.

10. Event KPI: Conversion Rate deiner Website und deines Shops bzw. deiner Registrierungsseite

Egal, ob Konferenz, Festival, Fachtagung oder Premierenfeier: deine Website ist meist eine wichtige Anlaufstelle für (potenzielle) Teilnehmer*innen. Auch hier kannst du aus der Auswertung der Interaktions- und Klickraten wichtige Informationen ziehen. Welche Speaker*innen werden besonders häufig angeklickt? Wie viel Prozent der Seitenbesucher*innen kaufen ein Ticket bzw. registrieren sich, nachdem sie das Programm angesehen haben?

Achte vor allem auf Diskrepanzen: Auffällig viele Menschen brechen den Kaufprozess mittendrin ab oder klicken zwar in der Einladungsmail auf den Link zur Registrierungsseite, registrieren sich dann jedoch nicht? Dann solltest du die Prozesse intern einmal durchspielen und schauen, wo User hängen bleiben oder abgeschreckt werden könnten.

Wo findest du dieses Event KPI?

Dieses KPI findest du in deinem Webseite-Analyse-Tool, z.B. Google Analytics, oder im Dashboard deiner Registrierungsplattform.

11. Event KPI: Teilnehmerzufriedenheit

Nach dem Event ist vor dem Event! Nutze unbedingt die Möglichkeit, deine Veranstaltung zu evaluieren.

Bitte deine Teilnehmer*innen um Feedback zur Veranstaltung im Generellen, aber auch zu bestimmten Programmpunkten, Speaker*innen oder Inhalten. Auch wie zufrieden deine Gäste mit der Organisation oder der Kommunikation drumherum waren, kannst du konkret abfragen. KPIs aus Umfragen können Zufriedenheit, die Absicht, wiederzukommen, oder die Wahrscheinlichkeit, das Event weiterzuempfehlen, beinhalten.

Wo findest du dieses Event KPI?

Durch Umfragen, am besten über ein E-Mail-Marketing-Tool, z.B. Mail-Chimp, Marketo oder HubSpot, oder direkt über deine Registrierungsplattform.

Fazit:

So verschaffst du dir einen Überblick über den Erfolg deines Events

Ganz egal, ob es darum geht, eine bestimmte Zielgruppe von einem neuen Produkt zu begeistern, Fachbesucher*innen auf einer Konferenz zusammenzubringen oder den eigenen Mitarbeiter*innen mit einem Event für ihre Loyalität zu danken: Am Anfang einer jeder erfolgreichen Veranstaltung sollten die Ziele stehen, die du damit erreichen willst.

KPIs unterstützen dich bei der Erfolgsanalyse. Dabei ist der Überblick über die verschiedenen Tools und Kennzahlen alles! Am einfachsten wird es mithilfe einer Event-Management-Software wie MATE, die verschiedene Tools zur Messung deines Event-Erfolgs entwickelt und dich beim Management und der Auswertung deiner Veranstaltung gleichermaßen unterstützt. Egal ob Einladungsmanagement, Registrierung, Gästeliste oder Check-in: Die entsprechenden Daten werden automatisch vom System erhoben und müssen nur noch ausgelesen und ausgewertet werden, um in Zukunft von den aktuellen Zahlen zu profitieren.

Von Anne Brünnert

Content-Management Freelancer mit Vorliebe für digitale Themen, agile Projekte und mit Bühnenerfahrung.

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