• Eventplanung

Die perfekte Veranstaltungseinladung

Ein Klemmbrett mit einer Gästeliste, daneben ein Füller und ein Lap Top

Egal ob eine Fachtagung, ein feierlicher Empfang oder ein Seminar: Jedes Event beginnt mit einer Einladung. Die Einladung kündigt aber nicht nur das Event an, sondern ist meist auch das Erste, was der zukünftige Gast über das Event erfährt. Der Eindruck, den sie vermittelt, ist daher gleichzeitig auch schon der erste Eindruck des Events selbst. Deshalb sollte eine gute Einladung nicht nur einladen, sondern auch einladend wirken. Wie das gelingen kann und was Sie dabei beachten sollten, verrät dieser Artikel.

Was ist die perfekte Event-Einladung?

Eine pauschale Antwort für eine perfekte Event-Einladung gibt es leider nicht, denn es hängt ganz davon ab, welches Event Sie planen, für welche Zielgruppe, wann es stattfindet und wie Ihre Zielgruppe zu erreichen ist. Für eine feierliche, offizielle Veranstaltung gilt eine edle handgeschriebene Karte auf hochwertigem Papier vielleicht als angemessen. Für einen Online-Event, wie zum Beispiel einen Workshop über digitales Nomadentum reicht vielleicht auch eine Rundmail und Kampagne auf Linkedin. Auch wenn Events je nach Inhalt und Zielgruppe ganz unterschiedlich ausfallen, haben wir hier ein paar Tipps zusammengefasst die als Leitfaden für eine perfekte Event-Einladung dienen können.

Jedes Event braucht ein Konzept, jede Event-Einladung auch

Zunächst sollten Sie festlegen, ob Sie Ihre Event-Einladungen per Mail oder sehr klassisch auf Papier verschicken möchten. Wie erwähnt kann eine postalische Einladung für ein offizielle Veranstaltung großen Eindruck hinterlassen, auch wenn ihr Zielgruppe seniorig ist, kann eine gedruckte Einladung sinnvoll sein.

Für alle anderen Events würden wir aber immer eine Online-Einladung per Mail empfehlen. Wir sagen Ihnen auch warum:

  • Kosten: Abhängig von der Zahl der Gäste Ihres Events kann eine postalische Einladung ganz schön teuer werden. Der Versand von E-Mails mit einem passenden Tool ist viel günstiger.
  • Teilnehmermanagement und Analytics: Bei postalischen Einladungen haben Sie keinen Überblick über die Öffnungsraten. Auch zurückkommende Antworten per Telefon oder Post müssen manuell erfasst und in eine Teilnehmerliste übertragen werden.

Für welche Event-Einladung Sie sich auch entscheiden: Sorgen Sie dafür, dass sie so gestaltet ist, dass der Empfänger gar nicht erst auf die Idee kommt, die Einladung nicht zu öffnen. Bei Mails sollte der Betreff gleichermaßen beschreibend sein und gleichzeitig einen guten Grund bieten, die Mail zu öffnen – kurz, aber auf den Punkt. Kreieren Sie hierfür eine Notwendigkeit ("Verpassen Sie nicht [Event]!") oder sprechen Sie den Empfänger schon im Betreff persönlich an ("Herr [Name], kommen Sie zu [Event]!").

Der Absender sollte professionell wirken und eindeutig zuordenbar sein – z.B. der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Eventreihe –, um die Abkürzung über den Spamordner zu vermeiden. Für Event-Einladungen per Brief gilt das Gleiche: Wählen Sie eine Gestaltung, die persönlich und hochwertig wirkt und zur Art Ihres Events passt. Für einen festlichen Empfang oder eine Filmpremiere darf es vielleicht ein wertiger, handbeschriebener Umschlag aus schwerem Papier sein, für legerere Anlässe reicht vielleicht eine professionell erstellte Karte. Für innovative Online-Events der Digitalbranche sollten sie auch eine digitale Event-Einladung wählen. Doch egal, wofür Sie sich entscheiden: Machen Sie sich bewusst, dass die Gestaltung das Erste ist, was der Empfänger über Sie und Ihr Event erfährt.

Der perfekte Text für Ihre Event-Einladung

Die Anrede - Jetzt wird´s persönlich

Der Empfänger hat die Einladung geöffnet – jetzt geht's darum, ihn davon zu überzeugen, dass die Veranstaltung keinesfalls ohne ihn stattfinden darf. Für die Anrede gilt daher: je persönlicher desto besser. Wer schon in der Einladung nur einer von vielen ist, könnte die Vermutung bekommen, bei selbst sei es nicht anders. Vermeiden Sie daher in Ihrer Event-Einladung allgemeine Floskeln wie "Sehr geehrte Damen und Herren" und laden Sie stattdessen jeden einzelnen Gast mit persönlicher Ansprache ein.

Mit den richtigen Tools dauert das kaum länger als eine anonyme BCC-Mail, bei denen eine Standard-Einladung an alle Gäste geht, – und es lohnt sich.

Die Fakten

Klar: Auch ein paar Details zum Event dürfen in der Einladung natürlich nicht fehlen. Damit Sie nichts vergessen, hangeln Sie sich am besten an den fünf Ws entlang:

  • Was findet statt?
  • Wann findet es statt?
  • Wo findet es statt?
  • Wer spricht, tritt auf oder nimmt teil?
  • Wie kann man sich anmelden?

Das sind Infos, nach denen Ihre Gäste nicht lange suchen sollten – platzieren Sie sie also übersichtlich und gut lesbar, sodass sie nicht übersehen werden können.

Die Aufmerksamkeit - So überzeugen Sie mit Ihrer Event-Einladung

Im Normalfall haben Sie genau eine Chance, den Empfänger Ihrer Event-Einladung davon zu überzeugen, dass er auf jeden Fall zu Ihrem Event kommen soll: Das ist der, in dem er die Einladung das erste Mal liest. Ist er danach nicht überzeugt oder noch unsicher, haben Sie wahrscheinlich keine weitere Chance, ihn zu überzeugen.

Nutzen Sie also die Aufmerksamkeit, die Sie sich durch Gestaltung und Ansprache erarbeitet haben, und erzählen Sie ihm genau jetzt, warum dieses Event genau das ist, auf das er immer gewartet hat. Was macht Ihre Veranstaltung besonders? Was erwartet ihn dort, was er sonst nirgendwo bekommt? Überzeugen Sie ihn, sodass er gar nicht anders kann, als direkt zuzusagen.

Auch die Gestaltung einer Einladung kann Ihrem Event Aufmerksamkeit einbringen und damit einen entscheidenden Unterschied machen. Fotos, Grafiken, Typographie, Hintergründe und auch die Farbwahl beeinflussen die Wahrnehmung ihrer Event-Einladung. Wenn Sie Ihre Einladung drucken lassen, können Sie mit einer besonderen Haptik, hochwertigem Papier oder einer aufwendigen Faltung oder einem ungewöhnlichen Umschlag Aufmerksamkeit erregen. Ihre Online-Einladung können Sie mit animiertem Content wie Videos oder GIPHs aufpepppen.

Der absolute Tipp in Sachen Aufmerksamkeit: Fügen Sie der Event-Einladung einen Bonus bei. Etwa einen Frühbucher-Rabatt für den Ticketpreis, oder Goodies und Vergünstigungen auf dem Event selbst.

Beispielhafte Einladung erstellt mit MATE

Beispiel für eine perfekte Event-Einladung mit MATE

Die perfekte Event-Einladung ist auch DSGVO-konform

Die DSGVO sorgt seit 2018 vermehrt für Unsicherheit unter Marketing- und Event-Managern. Fakt ist, sobald Sie personenspezifische Daten verarbeiten, etwa eine Person direkt einladen, sollten Sie sich über die DSGVO Gedanken machen. Am einfachsten ist das, wenn Sie ein Tool für Einladungsmanagement und Gästemanagement nutzen. Zum Beispiel das Verteilermanagement von MATE. Dann sind Sie auch in Sachen DSGVO auf der sicheren Seite.

Die Antwort auf die perfekte Event-Einladung

Damit die Einladung nicht nach dem ersten Lesen in irgendeiner Schublade oder in den Untiefen des EMail-Postfachs und damit auch aus dem Kopf des Empfängers verschwindet, sollten Sie ihm schon in der Einladung mitteilen, wie er darauf reagieren soll. Soll er Sie anrufen? Sich über eine Registrierungsseite anmelden? Einen Brief zurückschicken? Hier gilt: Je einfacher es ist, zu reagieren, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er es sofort tut.

Und genau das wollen Sie: Feste Zu- und Absagen auf Ihre Einladung, bevor das Ganze wieder in Vergessenheit geraten ist. Setzen Sie die Schwelle also so niedrig wie möglich, indem Sie der Einladung z.B. eine vorfrankierte Karte beilegen, auf der der Empfänger nur noch ankreuzen muss, ob er kommt, oder indem Sie – noch einfacher – eine Registrierungsseite mit leicht abzutippenden Domain einrichten. Am simpelsten wird es per Mail, dort kann die Registrierungsseite einfach als Link eingebunden werden, auf den der Empfänger zur Anmeldung nur klicken muss.

Ein Tool für weitere Gästekommunikation hat noch mehr Vorteile für Ihr Event: Die Gästeliste kann gleich erfasst werden, weitere E-Mails wie Save the Dates, Reminder und Follow-Up Mails können einfach verschickt werden und auch verschiedene Vorlagen stehen bereit. Alle Daten lassen sich dann auch übersichtlich auswerten.

MATE-Newsletter
Die neuesten Trends der Eventindustrie

Wir halten Sie über die Entwicklungen digitaler und analoger Veranstaltungstrends auf dem Laufenden. Den Newsletter gibt es einmal im Monat – voller Inspiration, ohne Spam!

Fazit

Sie sehen schon: Wenn Sie ein paar Punkte beachten, ist das Verfassen einer guten Einladung für Ihr Event gar nicht so kompliziert. MATE hilft Ihnen dabei: Personalisiert. Zielgerichtet. Automatisch. Mit MATE schicken Sie individuelle Einladungen an diverse Gästegruppen. Sie bestimmen wie, wann und mit wem Sie kommunizieren möchten. Auch ein postalischer Versand lässt sich problemlos mit MATE kombinieren.

Von Annina Boetcher

Freie Texterin, Konzepterin & Markenberaterin für Berlin, Hamburg, Hannover, ganz Deutschland und darüber hinaus.

Kontakt

Weitere Beiträge

  • Einladen: per Brief oder per Mail?

    • Eventplanung

    Teil 2: Eine gute Einladung ist die Basis eines erfolgreichen Events. Sie lädt ein, informiert und macht im besten Fall so viel Lust auf die Veranstaltung, dass der Empfänger gar nicht anders kann, als zuzusagen.

    Der Text
  • 2 Jahre DSGVO - Eine gutgemeinte Zwischenbilanz

    • Tech & Tools

    Seit zwei Jahren gehört die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nun zum Alltag deutscher und europäischer Unternehmen. Doch was hat sich dadurch tatsächlich für die Unternehmen und seine Kunden geändert? Wurden Verstöße gegen die DSGVO wirklich geahndet? Gab es Strafen und wie hoch sind diese ausgefallen? Sind Unternehmen bei der Umsetzung gescheitert und wie? Hier folgt eine gutgemeinte Zwischenbilanz.

    Das Wort Security in blau auf einem Bildschirm mit der elektronischen Hand darunter
  • Covid19: Anwesenheitsdokumentation mit MATE

    • Teilnehmermanagement

    Deutschland öffnet sich! Das betrifft nicht nur die Grenzen zu unseren Nachbarländern, sondern auch Ämter & Kammern. Doch die Normalisierung ist an strenge Vorschriften gebunden. Wie MATE Ihnen hierbei hilft, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Blau weißer Header der IHK Würzburg mit dem Bild eines Empfanges hinterlegt