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Die perfekte Veranstaltungseinladung

Egal ob eine Fachtagung, ein feierlicher Empfang oder ein Seminar: Jede Veranstaltung beginnt mit einer Einladung. Die Einladung kündigt aber nicht nur das Event an, sondern ist meist auch das Erste, was der zukünftige Gast über das Event erfährt. Der Eindruck, den sie vermittelt, ist daher gleichzeitig auch schon der erste Eindruck der Veranstaltung selbst. Deshalb sollte eine gute Einladung nicht nur einladen, sondern auch einladend wirken. Wie das gelingen kann und was Sie dabei beachten sollten, verrät dieser Artikel.

Die 5 Elemente einer guten Einladung

Ganz egal, ob Sie per Brief oder Mail einladen: Diese Punkte sollten Sie in der Planung ihrer Veranstaltungseinladung keinesfalls vergessen.

1. Der erste Eindruck ist das A und O

Was sieht der Empfänger als allererstes, wenn er Ihre Einladung erhält? Bei Mails sind es der Absender und der Betreff, bei postalisch versendeten Einladungen normalerweise ein Umschlag oder eine Karte.

Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Sorgen Sie dafür, dass dieses Element so gestaltet ist, dass der Empfänger gar nicht erst auf die Idee kommt, die Einladung nicht öffnen. Bei Mails sollte der Betreff gleichermaßen beschreibend sein und gleichzeitig einen guten Grund bieten, die Mail zu öffnen – kurz, aber auf den Punkt. Kreieren Sie hierfür eine Notwendigkeit ("Verpassen Sie nicht [Veranstaltung]!") oder sprechen Sie den Empfänger schon im Betreff persönlich an ("Herr [Name], kommen Sie zu [Veranstaltung]!").

Der Absender sollte professionell wirken und eindeutig zuordenbar sein – z.B. der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Veranstaltungsreihe –, um die Abkürzung über den Spamordner zu vermeiden. Für Briefe gilt das Gleiche: Wählen Sie eine Gestaltung, die persönlich und hochwertig wirkt und zur Art Ihres Events passt. Für einen festlichen Empfang oder eine Filmpremiere darf es vielleicht ein wertiger, handbeschriebener Umschlag sein, für legerere Anlässe reicht vielleicht eine professionell erstellte Karte. Doch egal, wofür Sie sich entscheiden: Machen Sie sich bewusst, dass die Gestaltung das Erste ist, was der Empfänger über Sie und Ihr Event erfährt.

2. Jetzt wird's persönlich!

Der Empfänger hat die Einladung geöffnet – jetzt geht's darum, ihn davon zu überzeugen, dass die Veranstaltung keinesfalls ohne ihn stattfinden darf. Für die Anrede gilt daher: je persönlicher desto besser. Wer schon in der Einladung nur einer von vielen ist, könnte die Vermutung bekommen, bei der Veranstaltung selbst sei es nicht anders. Vermeiden Sie daher allgemeine Floskeln wie "Sehr geehrte Damen und Herren" und laden Sie stattdessen jeden einzelnen Gast mit persönlicher Ansprache ein.

Mit den richtigen Tools dauert das kaum länger als eine anonyme BCC-Mail, bei denen eine Standard-Einladung an alle Gäste geht, – und es lohnt sich.

​3. Tell me what I want​

Im Normalfall haben Sie genau eine Chance, den Empfänger Ihrer Einladung davon zu überzeugen, dass er auf jeden Fall zu Ihrem Event kommen soll: Das ist der, in dem er die Einladung das erste Mal liest. Ist er danach nicht überzeugt oder noch unsicher, haben Sie wahrscheinlich keine weitere Chance, ihn zu überzeugen.

Nutzen Sie also die Aufmerksamkeit, die Sie sich durch Gestaltung und Ansprache erarbeitet haben, und erzählen Sie ihm genau jetzt, warum dieses Event genau das ist, auf das er immer gewartet hat. Was macht Ihre Veranstaltung besonders? Was erwartet ihn dort, was er sonst nirgendwo bekommt? Überzeugen Sie ihn, sodass er gar nicht anders kann, als direkt zuzusagen.

Durch geschickte Wortwahl und eine umfangreiches, interessantes Angebot können Sie die Zahl an Registrierungen deutlich erhöhen.

Beispiel für eine E-Mail Einladung mit MATE

4. Faktencheck

Klar: Auch ein paar Details zum Event dürfen in der Einladung natürlich nicht fehlen. Damit Sie nichts vergessen, hangeln Sie sich am besten an den fünf Ws entlang:

Das sind Infos, nach denen Ihre Gäste nicht lange suchen sollten – platzieren Sie sie also übersichtlich und gut lesbar, sodass sie nicht übersehen werden können.

Was findet statt?

Wann findet es statt?

Wo findet es statt?

Wer spricht, tritt auf oder nimmt teil?

Wie kann man sich anmelden?

Das sind Infos, nach denen Ihre Gäste nicht lange suchen sollten – platzieren Sie sie also übersichtlich und gut lesbar, sodass sie nicht übersehen werden können.

5. Und jetzt?

Damit die Einladung nicht nach dem ersten Lesen in irgendeiner Schublade oder in den Untiefen des EMail-Postfachs und damit auch aus dem Kopf des Empfängers verschwindet, sollten Sie ihm schon in der Einladung mitteilen, wie er darauf reagieren soll. Soll er Sie anrufen? Sich über eine Registrierungsseite anmelden? Einen Brief zurückschicken? Hier gilt: Je einfacher es ist, zu reagieren, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er es sofort tut.

Und genau das wollen Sie: Feste Zu- und Absagen, bevor das Ganze wieder in Vergessenheit geraten ist. Setzen Sie die Schwelle also so niedrig wie möglich, indem Sie der Einladung z.B. eine vorfrankierte Karte beilegen, auf der der Empfänger nur noch ankreuzen muss, ob er kommt, oder indem Sie – noch einfacher – eine Registrierungsseite mit leicht abzutippende Domain einrichten. Am simpelsten wird es per Mail, dort kann die Registrierungsseite einfach als Link eingebunden werden, auf den der Empfänger zur Anmeldung nur klicken muss.

Fazit

Sie sehen schon: Wenn Sie ein paar Punkte beachten, ist das Verfassen einer guten Einladung gar nicht so kompliziert. MATE hilft Ihnen dabei: Personalisiert. Zielgerichtet. Automatisch. Mit MATE schicken Sie individuelle Einladungen an diverse Gästegruppen. Sie bestimmen wie, wann und mit wem Sie kommunizieren möchten. Auch ein postalischer Versand lässt sich problemlos mit MATE kombinieren.

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