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Per Brief oder per Mail?

Der Text

Was in die eine perfekte Einladung zu Ihrer Veranstaltung muss, wissen Sie jetzt, aber Sie sind immer noch unsicher, ob Sie sie per Mail oder per Post verschicken sollten? Ein paar Faktoren zu ihrer Veranstaltung zu betrachten, hilft ihnen dabei, herauszufinden, was in Ihrem konkreten Fall sinnvoll ist.

  • 1. Wer sind Sie und um was für ein Event handelt es sich?

    Was passt besser zu Ihnen und Ihrer Veranstaltung? Wenn etwa Nachhaltigkeit einer Ihrer wichtigsten Unternehmenswerte ist, sollten Sie schon aus Gründen der Authentizität die papierlose Variante wählen. Für einen offiziellen Empfang, der schon in der Einladung einen hochwertigen Eindruck vermitteln soll, bietet sich dagegen eine wertige Papier-Einladung an.

    Großer runder Konferenzsaal mit Tischen und Stühlen
  • 2. Wer ist Ihre Zielgruppe und welche Kontaktmöglichkeiten haben Sie?

    Ihre Gäste sind in der digitalen Welt zu Hause? Dann schicken Sie ruhig eine Mail, am besten mit der Möglichkeit, die Veranstaltung direkt als Termin in den Google– oder Outlook-Kalender einzupflegen. Der Vorteil: Die Antwortrate ist hoch, der Termin gerät nicht in Vergessenheit. Und kurz vorher können Sie noch mal ohne großen Aufwand einen Reminder hinterherschicken.

    Ihre Zielgruppe liegt jenseits der Gen Y und ist insgesamt eher analog veranlagt? Dann ist trotz des höheren Aufwands vielleicht ein Brief sinnvoll.

    Manchmal fällt die Entscheidung auch über die Kontaktdaten, die Sie zur Verfügung haben: Für einen internationalen Kongress ist es sehr viel einfacher, an die Mailadressen Ihrer Gäste zu kommen, laden Sie dagegen ehemalige Mitarbeiter zum Firmenjubiläum ein, führt an der postalischen Einladung oft gar kein Weg vorbei.

    Dartscheibe mit einem gelben und einem roten Pfeil
  • 3. Wie viel Zeit bleibt bis zum Event?

    Je nach dem, wie viel Zeit Ihnen bis zum Event bleibt, entscheidet sich manchmal schon von selbst, welchen Weg Sie wählen. Einladungskarten erstellen und drucken lassen plus Postweg kann schon mal gut eine Woche oder mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bei kurzfristigen Veranstaltungen bietet sich daher eher die Einladung per Mail an.

    Uhr die Minuten und Sekunden Blätter hat
  • 4. Wie hoch ist das Budget?

    Je geringer das Budget, umso eindeutiger die Antwort: Laden Sie per Mail ein. Nur in einigen Fällen lohnt es sich, höhere Budgets für den Druck von Einladungskarten zu verwenden. Um die Vorteile, die durch die Mailversand entstehen, nicht zu verpassen, ist hier z.B. eine Kombination aus postalischer und digitaler Einladung möglich. So können etwa Save-the-date und Reminder per Mail, die eigentliche Einladung jedoch per Post versendet werden, um das Beste aus beiden Welten miteinander zu vereinen.

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Fazit

Die Frage nach dem passenden Versand beantwortet sich schnell. Im Vergleich kommt die Einladung per Mail der postalischen gegenüber in den meisten Fällen deutlich besser weg: Sie ist kostengünstiger, bietet unkomplizierte und direkte Zu- und Absage-Möglichkeiten und die Option, schnell und einfach Reminder zu verschicken, außerdem sind alle Infos & Tickets rund um das Event für die Gäste jederzeit in digitalisierter Form abrufbar. Wenn Ihre Zielgruppe nicht gerade Ü60 ist, spricht also einiges für den Versand per Mail. Gerade in Kombination mit Tools wie MATE for events liegt in der Einladung per Mail die Chance, das Einladungsmanagement massiv vereinfachen – für Gäste und Veranstalter.

Von Annina Boetcher

Freie Texterin, Konzepterin & Markenberaterin für Berlin, Hamburg, Hannover, ganz Deutschland und darüber hinaus.

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