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Per Brief oder per Mail?

Der Text

Was in die eine perfekte Einladung zu deiner Veranstaltung muss, weißt du jetzt, aber du bist immer noch unsicher, ob du sie per Mail oder per Post verschicken sollst? Ein paar Faktoren zu deiner Veranstaltung zu betrachten, hilft dir dabei, herauszufinden, was in deinem konkreten Fall sinnvoll ist.

  • 1. Wer bist du und um was für ein Event handelt es sich?

    Was passt besser zu dir und deiner Veranstaltung? Wenn etwa Nachhaltigkeit einer deiner wichtigsten Unternehmenswerte ist, solltest du schon aus Gründen der Authentizität die papierlose Variante wählen. Für einen offiziellen Empfang, der schon in der Einladung einen hochwertigen Eindruck vermitteln soll, bietet sich dagegen eine wertige Papier-Einladung an.

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  • 2. Wer ist deine Zielgruppe und welche Kontaktmöglichkeiten hast du?

    Deine Gäste sind in der digitalen Welt zu Hause? Dann schick ruhig eine Mail, am besten mit der Möglichkeit, die Veranstaltung direkt als Termin in den Google– oder Outlook-Kalender einzupflegen. Der Vorteil: Die Antwortrate ist hoch, der Termin gerät nicht in Vergessenheit. Und kurz vorher kannst du noch mal ohne großen Aufwand einen Reminder hinterherschicken.

    Deine Zielgruppe liegt jenseits der Gen Y und ist insgesamt eher analog veranlagt? Dann ist trotz des höheren Aufwands vielleicht ein Brief sinnvoll.

    Manchmal fällt die Entscheidung auch über die Kontaktdaten, die du zur Verfügung hast: Für einen internationalen Kongress ist es sehr viel einfacher, an die Mailadressen deiner Gäste zu kommen, lädst du dagegen ehemalige Mitarbeiter*innen zum Firmenjubiläum ein, führt an der postalischen Einladung oft gar kein Weg vorbei.

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  • 3. Wie viel Zeit bleibt bis zum Event?

    Je nachdem, wie viel Zeit dir bis zum Event bleibt, entscheidet sich manchmal schon von selbst, welchen Weg du wählst. Einladungskarten erstellen und drucken lassen plus Postweg kann schon mal gut eine Woche oder mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bei kurzfristigen Veranstaltungen bietet sich daher eher die Einladung per Mail an.

    Uhr die Minuten und Sekunden Blätter hat
  • 4. Wie hoch ist das Budget?

    Je geringer das Budget, umso eindeutiger die Antwort: Lade per Mail ein. Nur in einigen Fällen lohnt es sich, höhere Budgets für den Druck von Einladungskarten zu verwenden. Um die Vorteile, die durch die Mailversand entstehen, nicht zu verpassen, ist hier z.B. eine Kombination aus postalischer und digitaler Einladung möglich. So können etwa Save-the-date und Reminder per Mail, die eigentliche Einladung jedoch per Post versendet werden, um das Beste aus beiden Welten miteinander zu vereinen.

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Fazit

Die Frage nach dem passenden Versand beantwortet sich schnell. Im Vergleich kommt die Einladung per Mail der postalischen gegenüber in den meisten Fällen deutlich besser weg: Sie ist kostengünstiger, bietet unkomplizierte und direkte Zu- und Absage-Möglichkeiten und die Option, schnell und einfach Reminder zu verschicken, außerdem sind alle Infos & Tickets rund um das Event für die Gäste jederzeit in digitalisierter Form abrufbar. Wenn deine Zielgruppe nicht gerade Ü60 ist, spricht also einiges für den Versand per Mail. Gerade in Kombination mit Tools wie MATE for events liegt in der Einladung per Mail die Chance, das Einladungsmanagement massiv vereinfachen – für Gäste und Veranstalter*innen.

Von Annina Boetcher

Freie Texterin, Konzepterin & Markenberaterin für Berlin, Hamburg, Hannover, ganz Deutschland und darüber hinaus.

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