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Gästeregistrierung

Einfach und sicher erklärt

Gästeregistrierung als Maßnahme gegen Corona ist für alle Beteiligten ein sensibles Thema. Immerhin geht es um sehr persönliche Daten, die dort Preis gegeben werden, wo sonst gern Anonymität herrscht. Während Veranstalter auch schon vor Corona mit der Gästeregistrierung vertraut waren, ist das für viele Gastronomen Neuland.

Die persönlichen Daten der Gäste müssen nicht nur einfach erfasst und aufbewahrt werden, es müssen vor allem die Richtlinien des Datenschutzes gewahrt werden. Wie Sie diese Richtlinien sicher einhalten, erklären wir in diesem Beitrag. Außerdem finden Sie hier eine Vorlage zur Gästeregistrierung zum Download und Tipps und Tricks rund um die Gästeregistrierung mit digitalen Lösungen.

Wozu die Gästeregistrierung?

Vor der Veranstaltung Tickets reservieren oder beim Veranstalter auf die Gästeliste pochen um doch noch auf die Party gehen zu können: Bei Events ist die Registrierung von Gästen ein durchaus normales Prozedere. Anders in der Gastronomie: Erst durch Corona müssen sich die meisten Gastronomen mit der Gästeregistrierung auseinandersetzen. Auf einmal gibt es Formulare, Vorgaben, Strafandrohung und der Datenschutz muss natürlich auch gewährleistet werden.

Das ist sicherlich ärgerlich, aber auch einer der effektivsten nichtmedizinischen Wege um die Pandemie einzudämmen. Nur wenn Infektionsketten zurückverfolgt werden können, kann dem Corona-Virus wirksam Einhalt geboten werden.

Um das in Restaurants, Bars und Cafés sicher zu stellen, sind Gastronomen verpflichtet Ihre Gäste zu registrieren und diese Listen bei Bedarf an die zuständigen Gesundheitsämter auszuhändigen.

Welche Daten müssen erfasst werden?

Als Gastronom oder Veranstalter sind Sie zum Schutz vor dem Corona-Virus dazu verpflichtet einige Daten Ihrer Gäste aufzunehmen und zu dokumentieren, das gilt für Deutschland und Österreich gleichermaßen. Dazu gehören nicht nur persönliche Daten, sondern auch Anwesenheitszeit und die Tischnummer. Je nach Bundesland dessen Vorgaben muss z.B. auch noch eine vollständige Anschrift hinterlegt werden.

  • Vor- und Nachnahme
  • Telefonnummer
  • Bezirk / Gemeinde des ständigen Wohnortes
  • Vollständige Anschrift oder E-Mailadresse
  • Anwesenheitszeit
  • Eventuell Platz- und Tischnummer, falls vorhanden

Es gehört außerdem zur Pflicht des Gastronomen die augenscheinlichen falschen Angaben der Gäste zu überprüfen. Offensichtlich falsche Angaben wie “Donald Duck” oder die Telefonnummer 000/12345 sind nicht zulässig und Sie haben das Recht entsprechende Personen des Lokals zu verweisen.

Schwieriger wird es bei häufigen und generischen Namen: Andreas Meier und Lisa Müller könnten ein Vorwand sein, oder eben ein echter Name. Bei Falschangaben droht eine Strafe mit mindestens 50€, in einigen Bundesländern ein Vielfaches davon, zu entrichten von den jeweils betroffenen Gästen. Rechtsexperten sind sich noch nicht einig, ob im Zweifel über die gemachten Angaben der Gast dazu aufgefordert werden kann, den Personalausweis vorzulegen.
Übrigens sind auch andere Professionen dazu verpflichtet Anwesenheitslisten zu führen, etwa Friseur- und Kosmetikbetriebe oder Kulturbetriebe wie Theater oder Museen.

Leeres Restaurant währen Corona

Gastronomiebetriebe haben es während Corona doppelt schwer. Neben dem Umsatzverlust muss noch eine Lösung für die Gästeregistrierung gefunden werden.

Was gibt es beim Datenschutz zu beachten?

Während das Führen einer Anwesenheitsliste zur Gästeregistrierung an sich ein relativ einfacher Prozess ist, wird es etwas komplizierter beim Datenschutz. Hier gibt es einiges zu beachten, damit die persönlichen Daten Ihrer Gäste auch gemäß der DSGVO verwaltet werden. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Im Allgemeinen gelten ähnliche Regelungen für Deutschland und Österreich, wobei sich einzelne Punkte je nach Bundesland leicht unterscheiden können.

Persönliche Daten von Gästen

Diese müssen sicher verwahrt werden. Schützen Sie die Daten also vor allem vor den Augen anderer Gäste, aber auch vor den Augen von Dritten wie etwa unbefugten Mitarbeitern und Lieferanten. Das größte No Go: Reichen Sie die Liste mit Gästedaten nicht zum Ausfüllen an andere Gäste weiter, am besten jeder Gast bekommt ein unbeschriebenes Blatt. Bewahren Sie die ausgefüllten Blätter sicher (am besten abgeschlossen) im Büro auf. Unser Tipp: Mit einer digitalen Registrierung arbeiten Sie in diesem Sinne immer DSGVO-konform.

Aufbewahrung der Daten

Keine Sorge, Sie müssen nicht Ihr Büro für Unmenge an Papier mit Gästedaten erweitern. Sie sind sogar verpflichtet, die Gästedaten nach einer bestimmten Frist sicher zu vernichten. Diese Frist beträgt in den meisten Bundesländern einen Monat, hier kann es aber zu regionalen Abweichungen kommen. Auch hier: Digitale Systeme sind nachhaltig und erzeugen keinen Papiermüll.

Die Löschung der Daten

Diese muss auch dem Datenschutz entsprechen. Gästeregistrierungen auf Papier schreddern Sie am besten in einem Aktenvernichter. Online-Daten dürfen nicht einfach in den Papierkorb geschoben werden, sondern müssen sicher gelöscht werden. Dazu gibt es verschiedene, auch kostenlose Hilfsprogramme für Windows und Mac.

Eigene Liste für jeden Gast

Für jeden Gast eine eigene Liste zu führen macht nicht nur Sinn, weil Sie so die Blätter nicht an andere Gäste weiterreichen, sondern auch, um genau zu wissen, wann Sie die Daten vernichten müssen.

Informationspflicht

Sie dürfen die Daten nicht einfach so erheben, sondern müssen Ihre Gäste auch über Sinn und Zweck der Datenerhebung informieren. Das können Sie beispielsweise tun, indem Sie die Informationen zusammen mit dem Datenblatt aushändigen, so wie in unserem Vordruck. Sie können diese Informationen für alle gut sichtbar aushängen oder eine Seite in Ihrer Speisekarte ergänzen. Folgende Informationen sollten vorhanden sein: Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten, Zweck der Datenerfassung sowie deren Rechtsgrundlage, mögliche Empfänger (z.B. Gesundheitsamt), Dauer der Datenspeicherung, Hinweis auf das Bestehen des Rechts auf Auskunft, auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Hinweis, dass die betroffenen Personen nur bedient, unterrichtet oder geprüft werden können, soweit sie mit der Datenerfassung einverstanden sind.

Übertragung der Daten an das Gesundheitsamt

Das Gesundheitsamt kann Sie auffordern die Daten aus Ihrer Gästeregistrierung zu schicken. Diesen Vorgang sollten Sie unbedingt Dokumentieren und einen sicheren Übertragungsweg wählen, per Post, Fax oder Mail mit End-zu-End Verschlüsselung. Auch hierfür sind Sie mit einer digitalen Lösung klar im Vorteil!

Verwendung der Daten

Daten dürfen im Sinne der DSGVO nicht zweckentfremdet werden. Wenn Sie die Daten nur für die Gästeregistrierung durch die Corona-Maßnahmen erfassen, dann dürfen Sie sie nicht etwa für Werbe- oder anderweitige Kommunikationszwecke verwenden.

Wie kompliziert die Situation mit dem Datenschutz bei der Gästeregistrierung ist, zeigt dieser Fall aus Wien.

Download Mustervorlagen Gästeregistrierung

Hier können Sie sich Ihre gratis Mustervorlagen für Gastronomie und Handwerk runterladen. DSGVO geprüft und sicher!

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    Registrieren Sie mit diesem DSGVO-sicheren Dokument Ihre Gäste. Für Gastronomie und Handel/Handwerk geeignet, mit Anleitung.

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Digitale Gästeregistrierung

Wenn Sie Ihre Gäste nicht mit schnöden Papierlisten behelligen wollen, sind wir ganz auf Ihrer Seite. Unnötige Papierverschwendung, unnötig viel Platz um diese Papierlisten aufzubewahren, Daten können schnell verloren gehen – um nur einige Nachteile der anlogen Gästeregistrierung zu nennen.

Digitale Gästeregistrierung per QR-Code

Eine digitale Gästeregistrierung, z.B. per QR-Code, beschleunigt den Prozess und macht zudem ihn sicherer.

Die Digitalisierung hat natürlich auch hier nicht halt gemacht: Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem Sie Ihr Gäste digital registrieren können. Das Registrierungsformular von MATE haben wir so variabel entwickelt, dass Sie es in wenigen Schritten anpassen und zur Gästeregistrierung nutzen können. Den Formular-Editor können Sie so anpassen, dass Sie Tischnummern und Ankunftszeitpunkt erfassen können. Hier finden Sie eine genaue Anleitung dazu.

Mit der neuen Checkout-Funktion können Gäste angeben, wann Sie Ihre Veranstaltung oder Ihr Lokal verlassen haben. Denken Sie daran: Auch bei der Gästeregistrierung mit MATE, müssen Sie die Daten nach der entsprechenden Zeit wieder löschen, um den Vorgaben des Datenschutzes zu entsprechen. Das funktioniert am besten, wenn Sie die Gäste einzeln, oder aber eine ganze Veranstaltung löschen. Dieser Vorgang entspricht einem sicheren Löschvorgang, wie es der Datenschutz vorschreibt.

Ein weiterer Vorteil: Das MATE Registrierungsformular bietet mit einer Checkbox die Möglichkeit die Einwilligung der Gäste zur Verwendung Ihrer Daten zu Marketingzwecken einzuholen. Wichtig ist, dass dabei deutlich sichtbar ist, wofür der User die Zustimmung gibt.

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Fazit

Gästeregistrierung ist ein wichtiges Mittel im Kampf gegen Corona. Vor allem der Datenschutz verbreitet vielen Gastronomen und Veranstaltern Kopfzerbrechen, hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Egal ob Sie die Daten analog oder mit einer Software zur Gästeregistrierung wie MATE erfassen, behandeln Sie die persönlichen Daten Ihrer Gäste stets vertraulich, beachten Sie Löschfristen und ordnungsgemäße Löschwege und verwenden Sie keine Daten für Werbezwecke, wenn Sie dafür keine Einwilligung haben.

Sie haben Interesse an digitaler Gästeregistrierung mit MATE? Kontaktieren Sie uns oder testen Sie unsere Produktdemo.

Disclaimer: Die Inhalte der Webseite werden mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann keine Garantie für Aktualität und Vollständigkeit übernommen werden.


Von Anne Brünnert

Content-Management Freelancer mit Vorliebe für digitale Themen, agile Projekte und mit Bühnenerfahrung.

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