• Eventkonzept

Hybride Veranstaltungen

Die Zukunftsvision der Eventbranche

Smartphone mit gestartetem interaktiven Event

Wir nehmen mal vorweg: Hybride Veranstaltungen entwickeln sich aktuell zu dem absoluten Veranstaltungsmodell der Zukunft. Die aktuelle Realität hat zu einem regelrechten Boom bei virtuellen Veranstaltungen geführt. Von Meeting bis Konferenz: Inzwischen findet alles virtuell statt. Doch was passiert nach Corona? Werden virtuelle und hybride Veranstaltungen wieder verschwinden und wir kehren zum alten Normal zurück? Wir sagen: Nein!

Die Chancen und Stärken virtueller Veranstaltungen (mehr dazu später) sind viel zu groß, um sie als Veranstalter nicht auch in Zukunft zu nutzen. Verbindet man diese nun mit den stärken realer Veranstaltungen landet man automatisch bei dem Konzept, um das es in diesem Artikel geht: Hybride Veranstaltungen."

Hybride Eventkonzepte umweht ein Hauch von Zukunft. Sie vereinen das Beste aus traditionellen Konzepten mit den innovativen und vor allem interaktiven Möglichkeiten, die uns das Internet gibt. Virtuelle Realität, Videochats und Plattformen zur Interaktivität sorgen dafür, dass aus traditionellen Veranstaltungen hybride Events werden. Das neue Konzept hat viele Vorteile: Unter anderem können mit hybriden Konzepten eine viel größere Zielgruppen aus verschiedenen Nationen angesprochen werden. Mehr Reichweite sorgt für mehr Gewinn, nicht zuletzt sind hybride Veranstaltungen zudem sehr nachhaltig. Was ein Event zum Hybrid macht, welche Vorteile und Nachteile damit einhergehen und wie Sie Ihre nächste Veranstaltung hybrid gestalten können erfahren Sie in folgendem Artikel.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Unter hybriden Veranstaltungen versteht man Events, die sowohl von anwesenden Gästen, als auch von einem interaktiven, virtuellen Publikum besucht werden können.

Was kompliziert klingt, ist es nicht: Der Vorläufer von hybriden Veranstaltungen sind große Sportevents wie Fußballweltmeisterschaften oder etwa die Olympischen Spiele: neben dem vor Ort physisch anwesendem Publikum werden diese Ereignisse an Millionen von Menschen ausgestrahlt.

Zur hybriden Veranstaltung wird so ein Event durch den interaktiven Charakter. Auch das kennen wir noch aus dem Fernsehen: Etwa bei Live-Samstagabendshows vor Publikum, bei denen auch Fernsehzuschauer etwa mit einem Voting die Veranstaltung mitgestalten können.

Hybride Events sind also nicht neu, aber die Bedeutung von Virtualität und Interaktivität hat in letzter Zeit bei Veranstaltungen verschiedener Arten zugenommen.

Wie kann eine hybride Veranstaltung aussehen?

Eine Studie während des Global Meeting Industry Day im April 2020 hat ergeben, dass 62% der Eventplaner in Zukunft Veranstaltungen im hybriden Stil durchführen werden, 18% gaben an, dass es zukünftig mehr rein virtuelle Events geben wird.

Aber wie sehen hybride Veranstaltungen in der Realität aus? Viele Eventarten eignen sich besonders für hybride Formate:

Hybride Events Business-Edition: Messen, Ausstellungen

Ein spannender Speaker hat keine Zeit, auf der Messe vor Ort zu sein? Schalten Sie ihn auf einer großen Leinwand hinzu!

Auch innovative und noch ungewöhnliche Verfahren, wie Virtual Reality und Augmented Reality, können bei hybriden Events zum Einsatz kommen. Bei einer virtuellen Realität bewegt sich ein Nutzer in einer virtuell kreierten Umwelt, während bei Augmented Reality mit Hilfe von Software Gegenstände in der wirklichen Welt sichtbar gemacht werden.

Virtual Reality auf Messen und Veranstaltungen

Virtual Reality ist immer ein Highlight auf Messen & Veranstaltungen

Hybride Events Business-Edition: Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Produktpräsentationen

Tagungen, Konferenzen und Kongresse bieten sich hervorragend für hybride Veranstaltungen an. Beiträge können live an nicht anwesendes Fachpublikum übertragen werden und auch Feedbackmöglichkeiten über Chats oder Schaltungen zu nicht anwesenden Personen sind leicht zu realisieren.

Hybride Events bei Kulturveranstaltungen

Auch Kulturveranstaltungen eignen sich hervorragend als hybride Veranstaltungen. Vor allem Medien- und Kunstveranstaltungen spielen mit virtuellen Formaten wie Augmented Reality. Auch Wettbewerbe und Shows leben inzwischen von interaktiven Beiträgen durch Zuschauer vor Ort und an verschiedenen Orten.

Hybride Veranstaltungen bei Sportevents

Wie eingangs erwähnt sind Sportevents im Fernsehen der Vorläufer von hybriden Events. Fußball, Wintersport, die olympischen Spiele – alle lassen sich schon seit Jahrzehnten vor Ort, beim Public Viewing oder von zu Hause aus verfolgen. Wird jetzt noch ein interaktiver Charakter durch Live-Chats, Live-Wetten oder Votings hinzugefügt, werden Sportevents zu hybriden Sport Veranstaltungen.

Was ist keine hybride Veranstaltung?

Die Kernfrage ist: Was unterscheidet eine hybride Veranstaltung von einer Veranstaltung mit Live-Stream? Die Interaktivität! Eine rein virtuelle Übertragung einer physischen Veranstaltung an ein Online-Publikum macht Ihre Veranstaltung nicht hybrid. Nutzen Sie allerdings Software und technische Plattformen, wie beispielsweise einen Chat oder eine Umfrage, um diesem virtuellen Publikum eine Feedbackmöglichkeit anzubieten, haben Sie ein hybrides Event. Entscheidend ist also die Möglichkeit der Mitgestaltung der Veranstaltung durch Publikum vor Ort und online.

Dementsprechend gibt es einige Events, die sich durch Ihren Charakter weniger als hybride Veranstaltung eignen: Paraden, Umzüge und Karneval etwa. Hier gestaltet sich die Interaktivität durch ein nicht anwesendes Publikum äußerst schwierig. Auch interne Veranstaltungen wie Teambuilding Events und Mitarbeiterveranstaltungen erfordern meist die persönliche Anwesenheit aller Teilnehmer.

Vorteile von hybriden Veranstaltungen

Warum erfreuen sich die interaktiven hybriden Veranstaltungen in letzter Zeit so großer Beliebtheit? Hier sind die größten Vorteile auf einen Blick:

Vorteil 1: Mehr Reichweite

Einer der größten Vorteile für hybride Veranstaltungen liegt auf der Hand. Mit einem virtuellen Zugang zu einer Veranstaltung, öffnen Sie sich für Gäste, die aus verschiedenen Gründen – zeitlich, finanziell, räumlich, ökologisch – nicht in Persona teilnehmen können. Sie können mit diesem Konzept auch leicht eine verstreute Zielgruppe auf der ganzen Welt erreichen. Diese größere Reichweite kommt natürlich auch Ihnen als Veranstalter zu Gute - beispielsweise mit einer höheren Markenrelevanz und mehr Gewinn.

Vorteil 2: Mehr Interaktion

Interaktive Online-Elemente geben Ihren Gästen das Gefühl, das hybride Event mitgestalten zu können. Gerade Virtual und Augmented Reality sind für viele eine spannende und neue Erfahrung, die nachhaltig im Gedächtnis bleibt. Mit diesen Elementen können Sie Ihre Gäste eine Veranstaltung erkunden lassen oder Wege vorgeben.

Außerdem ist es für Sie eine spannende Möglichkeit, sich von anderen Veranstaltungen positiv abzuheben. Je individueller und einzigartiger Ihre Veranstaltung, desto besser bleibt Sie den Gästen im Gedächtnis.

Vorteil 3: ROI – Return on Investment

Zugegeben: Ein interaktives hybrides Event erfordert erst einmal ein Mehr an Planung und wahrscheinlich auch Kosten für die Anschaffung der Software oder Plattformen. Die höheren Investitionskosten amortisieren sich jedoch recht schnell durch eine höhere Teilnehmerzahl und damit höheren Umsatz durch Tickets. Außerdem sind die Softwareanschaffungen nachhaltig: Sie können auch zukünftig für gleichwertige Events genutzt werden.

Vorteil 4: Nachhaltigkeit

Wie eben schon erwähnt, nicht nur die einmalige Anschaffung der Software ist im Hinblick auf zukünftige Veranstaltungen eine nachhaltige Anschaffung. Mit einer hybriden Veranstaltung helfen Sie auch dabei, der Umwelt etwas Gutes zu tun, Stichwort: Green Events. Durch die virtuelle Teilnahme sparen Sie Ihren Gästen Wege, die sonst wahrscheinlich durch Flüge oder Autofahrten zurückgelegt werden müssten. Das spart ordentlich CO2.

Nachhaltig sind Sie vor allem, wenn Sie durch das hybride Konzept viele kleine Veranstaltungen an verschiedenen Orten zu einer großen Veranstaltung zusammenfassen können.

Vorteil 5: Langfristige Bindung

Ein hybrides Event kann Ihnen helfen, Ihre Gäste langfristig an Ihre Veranstaltungsreihe zu binden. Vor allem bei wiederkehrenden Reihen macht das Sinn.

Zunächst sinkt durch die Virtualität die Schwelle zur Teilnahme: Gäste können sich spontaner entscheiden, müssen keine Reise oder sogar Übernachtung planen. Außerdem haben Sie die Chance, Ihre Gäste von einem neuen innovativen Konzept zu überzeugen. Durch die Interaktionsmöglichkeit wirkt Ihre Veranstaltung individueller und bleibt eher im Gedächtnis.

Vorteil 6: Nachbereitung und Analyse

Digitales Teilnehmermanagement erleichtert die Auswertung der Teilnehmerdaten Ihres Events und das ganz DSGVO konform. Sie können dann zum Beispiel erfassen, welche Aspekte oder Vorträge die Besucher besonders spannend fanden oder welche Elemente nicht so gut angenommen wurden. Das hilft Ihnen auch für die Planung des nächsten Events.

Hybride Veranstaltungen: Die Nachteile

Wir wollen ganz offen mit Ihnen sein: Durch die Organisation einer hybriden Veranstaltung kommen natürlich auch ein paar Herausforderungen auf sie zu.

Technische Herausforderungen

Die Organisation des virtuellen Parts einer Veranstaltung kann gerade mit neuer, ungewohnter Software tückisch sein. Der Erfolg der Veranstaltung steht und fällt mit dem Funktionieren der Technik, denn die Abbruchquote bei virtuellen Veranstaltungen durch technische Schwierigkeiten ist sehr hoch.

Hybride Veranstaltung mit technischer Ausstattung

Hochwertige technische Ausstattung machen hybride Veranstaltungen kostenintensive

Personeller Aufwand

Neben der Betreuung der Gäste vor Ort, brauchen Sie nun auch Personal für die Betreuung der virtuellen Gäste und vor allem für die Bedienung der Technik, um einen reibungslosen Durchlauf zu gewährleisten.

Komplexer Ablauf

Statt nur einer Gruppe von Live-Teilnehmern müssen Sie bei einer hybriden Veranstaltung sicherstellen, dass beide Teilnehmergruppen mit je unterschiedlichen Bedürfnissen zufriedengestellt werden. Das ist vor allem hinsichtlich der notwendigen Informationen zur Teilnahme, aber auch der Kommunikation während des Events eine Herausforderung.

Eventuell weniger Live-Teilnehmer

Wenn Sie Ihren Gästen die virtuelle Teilnahme anbieten, müssen Sie damit rechnen, dass diese vielleicht einer Teilnahme vor Ort vorgezogen wird. Unter Umständen haben Sie dann vor Ort weniger Gäste im Saal sitzen.

Durchführung einer hybriden Veranstaltung: 5 Tipps

Sie haben noch nie eine hybride Veranstaltung organisiert, aber Ihre nächste Veranstaltung soll unbedingt hybrid werden? Hier haben wir einige Tipps für Sie zusammengefasst. So wird Ihre hybride Veranstaltung zum Erfolg!

Wie schon erwähnt: Mit der funktionierenden Technik steht und fällt Ihre hybride Veranstaltung. Hier kommt es auf eine gute Planung an:

  • Internet
    Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltungslocation über eine stabile Internetleitung verfügt. Sie benötigen wahrscheinlich eine eigene verkabelte Internetleitung nur für das Streaming der Veranstaltung. Eine Übertragung per WLAN ist bei einem hybriden Event keine Option.

  • Kameras
    Die Wahl und die Anzahl der Kameras hängt von der Art der Veranstaltung ab - Podiumsdiskussion oder Interview mit Nahaufnahmen? Brauchen Sie Aufnahmen aus mehreren Winkeln und damit mehrere Kameras? Dann brauchen Sie jemanden, der diese Kameras schaltet. Welche Endgeräte nutzen die Gäste, die den Stream empfangen? Welche Bildschirme stehen vor Ort? Wollen Sie in HD übertragen? All diese Fragen sollten Sie sich im Voraus Ihres hybriden Events stellen.

  • Mikrofone
    Stellen Sie sicher, dass hochwertige Mikrofone verwendet werden. Sowohl für die Redner, die Kameras, als auch für das Publikum. Am sinnvollsten sind hier drahtlose Handmikrofone und Mikrofon Läufer, die durch das Publikum laufen können, um Fragen aufzunehmen. Alles was die Mikrofone aufnehmen, sollte auch von den virtuellen Zuhörern Ihres hybriden Events gut zu verstehen sein.

Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung durchführen: Gehen Sie am besten auf Nummer sicher. Stellen Sie einen Techniker oder Dienstleister ein, der sich vor Ort um alle technischen Belange kümmern kann. Mikrofone, Licht, Bildschirme und auch die virtuelle Übertragung sollten reibungslos funktionieren. Testen Sie unbedingt in mehreren Durchläufen die Hardware und Software auf Herz und Nieren, damit es zum Zeitpunkt ihres hybriden Events auf jeden Fall klappt.

Machen Sie Ihre Veranstaltung so individuell und persönlich wie möglich - für die Teilnehmer vor Ort, aber vor allem auch für die virtuellen Gäste. Beziehen Sie sie ein, lassen Sie sie teilhaben und mitbestimmen. Schaffen Sie viele Räume für Gespräche, Chats, Fragerunden und Diskussionen, Votings und Feedbackmöglichkeiten. Oder etablieren Sie ein Loyalitätsprogramm oder Incentives für weitere Veranstaltungen.

Hybride Veranstaltungen als wirtschaftswissenschaftlicher Begriff sind ein relativ neues Konzept. Nur weil Sie sich dieses innovativen Konzepts bedienen, heißt das nicht, dass Sie keine Werbung machen müssen.

Content und Event Marketing passt hervorragend zu hybriden Veranstaltungen. Sie können nicht nur im Vorfeld auf die Veranstaltung aufmerksam machen und ihr Konzept genauer erklären, Sie können Social Media Kanäle auch hervorragend nutzen, um Ihre neue, viel größere Zielgruppe zu erreichen und animieren teilzunehmen.

Nach der Veranstaltung können Sie das von Ihnen produzierte Material in kleinen Teilen für Ihre Social Media Kanäle nutzen, so machen Sie Werbung für sich und können auch weiterhin interaktiv mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt bleiben.

Nutzen Sie virtuelle Rundgänge oder 3D Diagramme für Ihr hybrides Event. Bereits im Vorfeld können Sie virtuelle und vor Ort anwesende Gäste auf die Veranstaltung einstimmen - etwa in einem Video über themenbezogene abgegrenzte Räume. Auch während der Veranstaltung kann es vorteilhaft sein, Rundgänge oder Diagramme zu teilen - für die Orientierung der Gäste vor Ort und für virtuelle Gäste, die so den Eindruck bekommen Sie wären live dabei.

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Fazit:

Hybride Veranstaltungen werden in der Eventbranche immer wichtiger: Das hat viele Vorteile. Sowohl für Gäste, die unabhängiger von Zeit und Raum teilnehmen können, als auch für Veranstalter. Als Veranstalter können Sie mehr Reichweite für Ihre Veranstaltung generieren, das sorgt für mehr Relevanz und mehr Teilnehmer.

Mit spannenden innovativen Elementen können Sie sich von der Masse abheben und nachhaltige einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Von Anne Brünnert

Content-Management Freelancer mit Vorliebe für digitale Themen, agile Projekte und mit Bühnenerfahrung.

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