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Nachhaltiger Events planen

Viele Unternehmen stellen gerade Stück für Stück auf mehr Nachhaltigkeit um. Mit der Digitalisierung des Einladungs- und Teilnehmermanagements können auch Sie Ihre CO2-Emissionen deutlich reduzieren und einen großen Schritt in Richtung eines nachhaltigeren Eventmanagements gehen.

Warum auf Nachhaltigkeit umstellen?

Stellen Sie sich vor, Sie sind bei einem Event und die Mülleimer quellen über vor lauter Plastikbechern, unnötigerweise ausgedruckten Papieren, Programmheften, Tickets und Essensresten – was assoziieren Sie mit dem Unternehmen, das hinter diesem Event steht? Wahrscheinlich Verschwendung und Maßlosigkeit – und beides zeugt nicht nur von schlechter Planung, sondern auch von Verantwortungslosigkeit im Umgang mit unseren Ressourcen.

Im Jahr 2020 lässt es sich nicht mehr leugnen: Nachhaltigkeit ist ein Thema, das uns alle etwas angeht, und es wird von Konsumenten und Geschäftspartnern gleichermaßen erwartet, hierbei als Unternehmen seinen Beitrag zu leisten.

So geht Eventplanung 2020

Klar: Ein Event zu organisieren ist sowieso schon mit viel Aufwand verbunden und die Vorstellung, in diesem Prozess auch noch strukturelle Veränderungen vorzunehmen, ist möglicherweise nicht unbedingt verlockend, aber: Es lohnt sich. Die Umstellung auf Nachhaltigkeit ist kein Trend und keine temporäre PR-Maßnahme, sondern eine Bewegung, die sich Schritt für Schritt entwickelt.

Es geht nicht darum, von Anfang an perfekt zu sein, sondern zu zeigen, dass man sich als Unternehmen mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandersetzt – und das wird jeder Ihrer Gäste zu schätzen wissen. Allerdings bedeutet nachhaltigeres Handeln gar nicht immer automatisch mehr Arbeit – es gibt im Gegenteil sogar Möglichkeiten, die Ihnen durch smarte Lösungen Arbeit abnehmen. Wir verraten Ihnen fünf Tricks, die gar nicht viel Aufwand benötigen, Ihr Event in Null Komma nix ein bisschen nachhaltiger machen und so ganz schnell für ein besseres Gefühl sorgen – bei Ihnen und bei Ihren Gästen.

Auf virtuelle Events umstellen

Klar, manche Events müssen einfach in Persona stattfinden. Gar nicht so selten wäre allerdings ein virtuelles Event viel sinnvoller – und nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit. Auch niedrigere Kosten, weil keine Location, kein Catering und keine Anfahrt und Unterbringung notwendig sind, höhere Teilnehmerzahlen dank eines geringeren Teilnahme-Aufwands und die Möglichkeit für ganz neue Content-Konzepte und der Einbindung innovativer Tools stehen ebenfalls ganz oben auf der Vorteile-Liste. Mehr Tipps rund um MATE V-VENT, unser Service für virtuelle Events, finden Sie hier.

Reduzieren Sie Ihren Papiermüll

Der effektvollste Schritt auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit in der Eventplanung ist die Digitalisierung Ihres Gästemanagements. Mittlerweile gibt es einen Haufen Möglichkeiten von elektronischen Einladungen über eine unkomplizierte Online-Registrierung bis hin zu einem papierfreien Check-In, die nicht nur Ihren Drucker entlasten, sondern auch wirtschaftliche und prozessoptimierende Vorteile haben.

Fragen Sie sich, bevor Sie etwas ausdrucken, ob das wirklich notwendig ist oder es nicht eine bessere, smartere papierfreie Alternative gibt. Statt z.B. wie bisher alle Namensschilder vor der Veranstaltung zu drucken, können diese mit MATE for Events innerhalb von Sekunden on-demand direkt am Check-in gedruckt werden – und zwar nur die, die auch wirklich gebraucht werden.

Wählen Sie eine zentrale, gut erreichbare Location

Bringen Sie die Veranstaltung zu Ihren Gästen statt andersherum. 80% Ihrer Gäste leben in Berlin? Warum dann alle nach Frankfurt holen? Machen Sie die Lage Ihrer Location regional und innerstädtisch zu einem der Hauptkriterien bei der Suche und bringen Sie Ihre Gäste dazu, Auto & Co. stehen zu lassen. Eine kleine Maßnahme, die je nach Teilnehmeranzahl einen nicht zu unterschätzenden Effekt haben kann.

Wenn es gar nicht anders geht, versuchen Sie darauf zu achten, dass die Location gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, bieten Sie Ihren Gästen die Kostenübernahme eines Zugtickets an oder organisieren Sie Fahrgemeinschaften. So bringen Sie Ihre Gäste nicht nur ganz nebenbei dazu, nachhaltiger zu handeln, sondern ersparen ihnen auch weite Anreisen und innerstädtische Autofahrten, auf die – vor allem in der Rushhour – wirklich jeder gern verzichtet.

Arbeiten Sie mit nachhaltigen Catering-Firmen zusammen

Erkundigen Sie sich bei Catering-Firmen nach der Herkunft der von ihnen verwendeten Produkte. Versuchen Sie auf Massentierhaltung und Flugmangos zu verzichten und achten Sie stattdessen auf hochwertige regionale und saisonale Lebensmittel. Vor allem bei den tierischen Produkten sollten Sie auf eine artgerechte Tierhaltung bestehen – oder Sie probieren je nach Anlass vielleicht sogar mal ein vegetarisches oder veganes Catering aus. Ihre Gäste werden es Ihnen danken – und die Umwelt auch.

Wenn Sie nach nachhaltigen Partnern in Ihrer Stadt suchen, ist das lokale Convention Büro (z.B. Visit Berlin). Hier gibt es eine schöne Entdeckungstour durch das nachhaltige Berlin:

Laden Sie Ihre Gäste zum nachhaltigen Handeln ein

Klar, manchmal kommt ein Event einfach nicht ohne Plastik-Namensschilder und Druckerzeugnisse aus. Zeigen Sie Ihren Gästen, dass Sie das Thema Nachhaltigkeit trotzdem im Kopf haben und laden Sie sie dazu ein, daran zu partizipieren, z.B. indem Sie eine Möglichkeit zur Mülltrennung schaffen oder darum bitten, Namensschilder und unbenötigte Unterlagen am Ende der Veranstaltung zurückzugeben. Das sorgt bei Ihren Gästen für ein gutes Gefühl und macht sofort deutlich, dass das Thema Nachhaltigkeit auf Ihrer Agenda steht.

Individualität statt Masse – auch in der Goodiebag

Goodiebags sind oft voller Kram, den kein Mensch braucht. Statt des 300. Schlüsselanhänger, Stressballs oder mit Logo bedruckten Kugelschreibers überlegen Sie sich lieber etwas, das wirklich einen Mehrwert für Ihre Teilnehmer hat. Hier gibt es jede Menge Möglichkeiten: wirklich praktisches Tech-Zubehör, ein thematisch passendes Zeitschriftenabo, ein hochwertiges Notizbuch oder Kleidung wie Hoodies oder Socken.

Auch hier soll das Thema Nachhaltigkeit im Fokus stehen? Wie wäre es dann mit einer nachfüllbaren Wasserflasche, einem Coffee-to-go-Becher, Blumensamen oder einer Spende im Namen des Teilnehmers für ein gemeinnütziges Projekt? Denken Sie auch hier smart und überzeugen Sie mit kreativen Ideen – so bleiben Sie nämlich viel eher in Erinnerung als mit einem Beutel voller billiger Werbegeschenke.

Fazit

Indem Sie Ihr Event Schritt für Schritt Richtung Nachhaltigkeit ausrichten, tun Sie nicht nur etwas Gutes für die Umwelt, sondern auch für die inhaltliche Positionierung Ihres Unternehmens – ganz zu schweigen von den wirtschaftlichen Vorteilen, die durch die Umstellung auf ein digitales Gästemanagement entstehen. Nicht nur, dass dadurch einige Schritte wie der Versand von Remindern und News oder die Organisation von Zu- und Absagen, die bisher jede Menge Zeit und Geld gekostet haben, automatisiert werden können: Die Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Bereiche unseres Lebens eingenommen, was dazu führt, dass Kunden digitale Lösungen erwarten, die ihnen den Alltag erleichtern. Warum zum Briefkasten laufen, um die Anmeldung für die Registrierung einzuwerfen, wenn es online viel schneller und unkomplizierter geht?

Ein anderer großer Vorteil ist die Auswertung des Events im Nachhinein, die analog ein riesiger Personal-, Zeit- und Papieraufwand war und plötzlich ganz easy wird, wenn alle Daten übersichtlich im Dashboard des Gästemanagementtools verfügbar sind und mit ein paar Klicks samt Auswertung vorliegen. Und ganz besonders profitieren natürlich virtuelle Events von den neuen Möglichkeiten, die durch die Digitalisierung entstanden sind.

Sie sehen schon: Die Umstellung auf Nachhaltigkeit muss kein wirtschaftlicher Nachteil sein, sondern bietet das Potenzial, alte Prozesse à la "Das haben wir aber schon immer so gemacht" zu hinterfragen und smarte, kreative Lösungen zu finden, von denen alle profitieren – Unternehmen, Gäste und Umwelt.

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