• Eventplanung

Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen

Warum digitales Teilnehmermanagement eine zentrale Rolle bei der Sicherheit von Veranstaltungen spielt.

Aufgeschlagenes Notizbuch mit Holzstift drauf

Events müssen sicher sein – gerade in Zeiten von Corona. Ein Sicherheitskonzept ist ein grundlegender Bestandteil eines Veranstaltungskonzeptes. Es geht vorrangig darum, Gäste wie auch Mitarbeiter zu schützen und im Falle des Falles effektiv und schnell handeln zu können. Je größer die Veranstaltung, je mehr Menschen Ihr Event besuchen, desto komplexer ist meist auch das Sicherheitskonzept dahinter. Oftmals sind Veranstalter hierfür auf professionelle Unterstützung angewiesen.

Durch Corona steigt die Bedeutung von Hygiene- und Schutzmaßnahmen noch einmal deutlich. Abstandsregelungen und Möglichkeiten zur ständigen Desinfizierung werden uns noch lange begleiten. Daher haben wir uns mit Jens Groskopf, Geschäftsführer von Groskopf Consulting, über die Erstellung eines Sicherheitskonzepts, die Bedeutung von Teilnehmermanagement und die Änderungen durch COVID-19 gesprochen.

(Um die Lesbarkeit des Interviews zu verbessern, haben wir kleine Änderungen vorgenommen).

1. Sicherheitskonzepte bei Veranstaltungen

Wie ist ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen aufgebaut? Welche Inhalte müssen dort hinein? Wie wichtig ist ein es für den Erfolg einer Veranstaltung? In diesem ersten Teil geht Jens Groskopf auf die Grundlagen von Sicherheitskonzepten und deren Rolle im gesamten Veranstaltungskonzept ein.

Jens, was ist deine Superpower?

Ich habe mich spezialisiert auf Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen.

Was ist der Unterschied zwischen Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept bzw. gibt es Überschneidungen?

Diese Frage gefällt mir sehr gut, weil ich ungern unterscheide zwischen einem Veranstaltungskonzept und einem Sicherheitskonzept für eine Veranstaltung. Entscheidend dabei ist natürlich, dass das Sicherheitskonzept die verschiedenen Initiativen zur Veranstaltungssicherheit innerhalb einer Veranstaltung betrachtet und einbezieht.

Dabei muss es aber auch immer den Kontext der gesamten Veranstaltungsabläufe zusammenbringen. Das heißt, dass ein Veranstaltungskonzept erstmal nur gut ist, wenn es auch die Aspekte der Sicherheitsfunktion mit beinhaltet.

Wie beginne ich ein Sicherheitskonzept? Was und wen will ich damit eigentlich schützen?

Der erste essenzielle Punkt in einem Sicherheitskonzept, aber speziell auch für Veranstaltungen, ist die Zielsetzung: Was soll und will dieses Konzept erreichen? Wenn man sich Veranstaltungen anschaut, dann muss man sich die Zielsetzungen, das Schutzziel, für dieses Sicherheitskonzept natürlich auch genauer anschauen.

Das sind verschiedene Aspekte, die innerhalb von einem Sicherheitskonzept auftauchen. Das sind die Besucher, die umgebende Umwelt einer Veranstaltung, aber auch die Mitarbeiter, die innerhalb einer Veranstaltung arbeiten.

Welche Inhalte müssen in ein Sicherheitskonzept hinein?

Die Frage nach den Inhalten eines Sicherheitskonzeptes wird mir sehr häufig gestellt und lässt sich leider auch nur bedingt beantworten. Es gibt erst mal keine rechtsverbindliche und klare Vorgabe darüber. Von daher muss man sich genau anschauen, was dieses Sicherheitskonzept erreichen soll. Daraus resultieren dann auch die Inhalte.

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Leitfäden von verschiedenen Verbänden oder auch der Feuerwehr (mehr zu Brandschutz bei Veranstaltungen). Diese versuchen eine Definition eines Sicherheitskonzeptes zu machen, welche dann auf jeden Fall sehr gute Grundlagen sind.

Was mir in der Gesamtkonstellation wichtig ist, weswegen es mir auch wichtig ist über den Tellerrand hinauszuschauen, ist immer auch in Kombination mit dem Veranstaltungskonzept zu gehen. Dabei sind in erster Linie die Ziele zu definieren, die ich erreichen möchte, die Risiken zu analysieren, die innerhalb einer Veranstaltung bestehen, und daraufhin meine baulichen (z.B. Rettungswege – mehr dazu in unserem Beitrag zur Versammlungsstättenverordnung), organisatorische und personellen Schritte im Sicherheitskonzept zu konzipieren.

Losgelöst von diversen rechtlichen Anforderungen, wie z. B. aus dem Baurecht oder aus dem Ordnungsrecht, gibt es natürlich mehrere Komponenten, die ganz wichtig für das Sicherheitskonzept bei einer Veranstaltung oder generell bei Events sind.

Das fängt dabei an, zu überlegen, wie viele Besucher können/dürfen sich in bestimmten Veranstaltungsbereichen aufhalten, wie sind die Wegeführungen, bzw. die Eingänge gestaltet und wie ist die Besucherlenkung (z.B. auf Weihnachtsmärkten) insgesamt. Natürlich für den Fall der Fälle auch wie die Notausgangssituation gestaltet und organisiert ist, bzw. ob sie funktioniert. Natürlich aber auch die Planung eines möglichen Einsatzes des Ordnungs- oder auch Sicherheitsdienstes und gegebenenfalls eines Sanitätsdienstes.

Das sind auf jeden Fall Säulen, auf denen das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen aufbaut. Der Umfang dessen ist aber je nach Event unterschiedlich. Je nach Größe, Art und auch nach Genehmigungslage.

Das heißt auch neben den baulichen Gegebenheiten. Sind die Rettungswege, die Fluchtwege, die Ein- und Ausgänge definiert und wie sind die Aufbauten gestaltet? Das alles ist ein statischer Part.

Der organisatorische Ablauf ist eine zweite wichtige Komponente, wo natürlich der Einsatz eines Ordnungs,- oder eines Sanitätsdienstes ebenfalls betrachtet wird. Darüber hinaus noch ein Krisenmanagement, wo die Koordination mit den Sicherheitsbehörden im Falle des Falles besprochen wird, wie z.B. ein Räumungskonzept aussieht.

Wie kann ein gutes Sicherheitskonzept den Erfolg einer Veranstaltung beeinflussen?

Ein Sicherheitskonzept ist ganz eng mit dem Veranstaltungskonzept verzahnt. Es muss immer den normalen Ablauf einer Veranstaltung mitbetrachten und auch aufnehmen. Dabei muss es aber auch unter den entsprechenden Schutz-Ziel Bedürfnissen konzipiert werden. Das heißt, es kann nicht nur helfen, Veranstaltungen gut ablaufen zu lassen, sondern es ist ein ganz wichtiger Grundbaustein dessen, dass eine Veranstaltung auch geordnet und sicher abläuft.

2. Teilnehmermanagement im Sicherheitskonzept

Digitales Teilnehmermanagement nimmt gerade in Zeiten der Krise eine zentrale Rolle bei der Erstellung von Sicherheitskonzepten für Veranstaltungen ein. Welche diese ist, für welche Events diese Sicherheitskonzepte zutreffen und wie wichtig die erfassten Daten dabei sind, wird im zweiten Interview beantwortet.

Welche Rolle spielt Teilnehmermanagement in einem Sicherheitskonzept

Vor dem Hintergrund und der Zielstellung der Sicherheitskonzeption, nämlich den Teilnehmer zu schützen und einen sicheren Ablauf zu gewährleisten, ist natürlich auch das Teilnehmermanagement ein sehr wichtiges Element. Die Kenntnis über die Gäste, die Herkunft, die Anzahl, die Anwesenheit oder gegebenenfalls deren Dauer ist ein wichtiger Aspekt.

Auch im Hinblick auf mobilitätseingeschränkte Teilnehmer, sind das ganz wichtige Informationen, die während einer Sicherheitskonzeption eine Rolle spielen.

Insofern ist das Erfassen bzw. die Verfügbarkeit der Daten vor Ort in Echtzeit ein besonderer Aspekt im Ablauf der Veranstaltung, um während der Sicherheitskonzeption die richtigen Sicherheitskonzepte zu entwickeln. Das ist ebenfalls von Bedeutung, um die Sicherheitskonzepte dann bei der Umsetzung wirklich mit Leben füllen zu können und den Erfolg und das Ziel, das ich in dieser Konzeption habe, zu erreichen.

Für welche Veranstaltungsarten ist ein digitales Teilnehmermanagement besonders zu empfehlen?

Für alle Veranstaltungen, die zugangsbeschränkt sind, also die ich nicht ohne irgendeine Form der Voranmeldung besuchen kann. Hierfür ist das Teilnehmermanagement ein ganz wichtiger Aspekt.

Erstmal für den Ablauf der Veranstaltung und damit auch immer im während der Sicherheitskonzeption. Im Rahmen der Sicherheitskonzeption sind aber natürlich auch Veranstaltungen, die frei besucht werden können, sehr interessant, weil keine verlässliche Datengrundlage über die Anzahl und Art der Personen, die die Veranstaltung besuchen, vorliegt. Insofern ist das Vorhandensein eines Teilnehmermanagements ein ganz wichtiger Aspekt.

Da wo ich die Möglichkeiten habe, die Kenntnis über meine Gäste in Bezug auf die Anzahl, die Art und den Zeitraum zu haben, ist digitales Gästemanagement von Bedeutung. Das heißt, wenn ich die Chance habe, die Daten zu erheben, was natürlich erstmal auch mit einem guten Gästemanagement System leichter geht als per Hand, dann hilft das einem Veranstalter ungemein in der Planung.

Welches Element des digitalen Teilnehmermanagements ist dabei besonders wichtig? Welche Rolle spielen dabei die erfassten Daten?

Das ist auf jeden Fall die Echtzeit und vor Ort Verfügbarkeit der aktuellen Teilnehmeranzahl, also die Kenntnis der Teilnehmeranzahl die innerhalb eines Events oder von bestimmten Veranstaltungsräumen ist. Das heißt, wenn das Ein- und Auschecken automatisiert läuft, gerade in Bezug auf große Teilnehmerzahlen, dann gibt das dem Veranstalter ein gutes Bild darüber, an welchem Punk der Veranstaltung er ist.

Die Erfassung - im Vorfeld - von besonderen Daten der Besucher, die über die reine Anzahl hinaus gehen, wird auf jeden Fall im Rahmen der Sicherheit interessant und relevant sein. Im Hinblick auf eine mögliche Mobilitätseinschränkung oder auch über eine Altersstruktur. Das hilft z.B. bei der Planung im Hinblick auf Räumungskonzepte oder auch Wegeführung.

Auch die Zeit, die die jeweiligen Gäste, innerhalb eines Events benötigen, um von einem zum anderen Ort zu kommen. Das sind auf jeden Fall Aspekte, die eine große Rolle spielen. Wenn ich diese Daten also zur Verfügung habe, kann ich die Sicherheitskonzepte sinnvoll anpassen.

3. Bedeutung von Sicherheitskonzepten während COVID-19

Gerade im Zuge der langsamen Wiedereinführung von größeren Veranstaltungen und Events nach Corona spielen Hygiene- und Schutzkonzepte eine ganz zentrale Rolle. Was mit existierenden Sicherheitskonzepten für Events passiert und welche Rolle auch hier das Teilnehmermanagement spielt, erfahren Sie im dritten Interview.

Welche Auswirkungen hat COVID-19 auf existierende Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen?

Die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie auf Veranstaltungen ist auf jeden Fall gegeben. In welcher Form, wird sicherlich ein Stück weit auch noch die Zukunft zeigen. Vor allem im Hinblick darauf welche Maßnahmen helfen, diese Pandemie einzudämmen. Aufgrund dieser veränderten Rahmenbedingungen, die auch für Veranstaltungen gelten, gibt es auf jeden Fall einen Einfluss auch auf die Veranstaltungskonzepte.

In dem Moment, in dem es Einflüsse auf das Veranstaltungskonzept gibt, gibt es auch einen großen Einfluss auf die Sicherheitskonzepte der Veranstaltung. Hier sehe ich einen direkten Zusammenhang, der detailliert betrachtet werden muss.

Das heißt Veranstalter haben auch heute schon klar definierte Abläufe für ein gutes Sicherheitskonzept, aber jetzt haben Sie neue Anforderungen an diese Abläufe. Diese neuen Anforderungen entstehen aufgrund der notwendigen Schritte während der COVID-19 Pandemie. Das kann aufgrund von Verordnungen oder auch medizinischen Gegebenheiten passieren. Eben in diese Anforderungen kann der auf Sicherheit bedachte Veranstalter jetzt in seine Maßnahmen einfließen lassen.

Da wo sich ein Veranstalter früher Gedanken dazu gemacht hat, wie viele Personen sich gefahrlos innerhalb eines Veranstaltungsraumes aufhalten dürfen, habe er heute die Anforderung, das auch der Abstand zwischen den Gästen vorhanden sein muss. Das heißt, der Mechanismus dahinter, sich anzuschauen wie ich das Steuern kann, ist erst mal der gleiche, allerdings bei einer veränderten Zielsetzung.

Vereinfacht ein schon existierendes Sicherheitskonzept die Anpassung an die aktuelle Situation?

Die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie kann ich im Rahmen einer Veranstaltung meines Erachtens viel besser bewältigen, wenn ich auch vorher schon ein gutes Eventkonzept und vor allem gutes Sicherheitskonzept hatte.

Damit ist ein Sicherheitskonzept vorhanden, welches erst mal den Ablauf sowie die Zusammenhänge und die Prozesse klar definieren. In dem Moment, in dem der Veranstalter neue Anforderungen hat, aufgrund besonderer Maßnahmen in diesen Eindämmungsverordnungen, kann er gezielt sein Sicherheitskonzept anpassen und muss es nicht neu aufbauen.

Denn die Hintergründe dessen, was vorher schon an Sicherheitskonzepten da war und auch jetzt für diese Maßnahmen notwendig sind, sind an sich identisch vor dem Hintergrund einer unterschiedlichen Zielsetzung. Insofern helfen vorhandene Sicherheitskonzepte immer auch für das Reagieren auf eine besondere Situation.

Worum handelt es sich bei einem Hygiene- und Sicherheitskonzept?

Das ist die gleiche Frage wie „Was ist ein Sicherheitskonzept“. Es geht immer darum, in den Sicherheitskonzepten eine Zielsetzung zu definieren, Gefahren und Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu entwickeln.

Jetzt haben Veranstalter besondere Ziele und besondere Risiken und diese verarbeiten sie in einem Sicherheitskonzept für das Event. Im Rahmen der COVID-19 Pandemie und den existierenden Anforderungen, hat sich der Begriff Schutz- und Hygienekonzept etabliert. Im Grunde ist das nichts anderes, wie ein auch heute, oder früher schon bestehendes Sicherheitskonzept. Denn es geht auch darum die Besucher und die Mitarbeiter im Rahmen einer Veranstaltung zu schützen und den Ablauf sicherer zu machen.

Um den Anforderungen aus den Eindämmungsverordnungen Rechnung zu tragen, wird man gegebenenfalls eigene Sicherheitskonzepte in eigenen Dokumenten entwickeln. Diese gehen dann speziell auf die Maßnahmen ein. Das wäre dann ein Schutz- und Hygienekonzept.

Welche Rolle spielt digitales Teilnehmermanagement bei einem Schutz- und Hygienekonzept?

In den COVID-19 Pandemie Eindämmungsverordnungen wird immer von der Nachverfolgbarkeit von Infektionsketten, beziehungsweise Personenkontakte gesprochen. Hier entsteht eine neue Zielsetzung in Bezug auf Veranstaltungen und neue Herausforderungen in der Umsetzung.

Hierbei kann ein gut funktionierendes Teilnehmermanagement System wertvolle Hilfe leisten. Indem ich im Vorfeld meine Gäste, auch mit Datensätzen, registriere, die es ermöglichen, die Nachverfolgbarkeit zu generieren.

Ein Beispiel dafür wäre der klare Ein- und Auscheckprozess im Rahmen der Veranstaltung, der auf jeden Fall einen sehr guten Überblick verschaffen kann, wodurch die Abstandsregeln eingehalten werden können.

Außerdem kann es helfen, besondere Hintergründe, wie z.B. Risikogruppen oder Personen mit einem Risikohintergrund, zu erkennen. Das alles unter Maßgabe und oberster Einhaltung der Datenschutzregeln. Das zeichnet ein gutes System aus, das es an dieser Stelle auch den Datenschutz einhält und trotzdem diese wertvollen Informationen zu dem Ablauf bereitstellt und ermöglicht. Als Sicherheitsplaner und Sicherheitskonzeptionsersteller kann es unsere Arbeit unterstützen, um zu einem guten Erfolg zu kommen.

Fazit

Ein durchdachtes und effektives Sicherheitskonzept wird in den nächsten Monaten die Grundlage für Genehmigungen von Großveranstaltungen sein. Wer die Gesundheit und Sicherheit seiner Besucher gewährleisten möchte, kommt um dieses Thema nicht herum.

Digitales Teilnehmermanagement ist ein essenzieller Teil eines Sicherheitskonzepts, denn durch die gewonnen Daten lassen sich Rückschlüsse auf Besucher und deren Verhalten ziehen. Das kann im Falle eines Gesundheitsrisikos zu einer schnellen Maßnahmenergreifung führen. MATE unterstützt Sie hierbei gerne.

Für professionelle Unterstützung bei der Erstellung eines Sicherheitskonzepts für Ihr Event, kontaktieren Sie bitte Groskopf Consulting.


(Erstveröffentlichung dieses Artikels war am 28.05.2020)

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