Verteilermanagement

Automatisiere
deine Gästelisten.

Das Managen deiner Verteiler und Gästelisten darf kein Aufwand für dich sein. Sie sollten dir Informationen liefern, anstatt ständig nur welche zu fordern.

Verteilermanagement

Es ist wirklich so einfach.

Alle deine Gastdaten an einem Ort, immer auf dem neuesten Stand. Für dich heißt das: nie wieder Excel-Listen pflegen und zeitraubendes Zusammentragen von Daten. Du behältst immer den Überblick über den aktuellen Status.

Vergiss manuelle

Excel Listen.

Bring alles online.

Reduziere die Zeit, die du mit dem manuellen Pflegen von Verteilern verbringst, auf ein Minimum.

Importiere einfach deine Verteiler und Gästelisten aus Excel oder aus deinem eigenen CRM System. MATE kümmert sich um Duplikate, stellt sicher, dass du immer den Überblick behältst und bringt Ordnung in deine Daten. Die zeitaufwendige, manuelle Dateneingabe oder Korrektur wird dadurch überflüssig.

Verwandle deinen Verteiler in dein stärkstes Werkzeug.

Flexibel, leistungsstark und trotzdem einfach.

Alle Gastinformationen die Du benötigst befinden sich an einem Ort, sind stets aktuell und leicht zu nutzen.



Unterschiedliche Veranstaltungsformate erfordern unterschiedliche Gastinformationen. Es geht um die Informationen, die du bereits hast und die, die du noch benötigst. Nutze Gästekategorien, um deine Gäste smart zu gruppieren. Erstelle eigene Gastattribute und nutze diese um genau die Informationen im Blick zu haben, die für dich relevant sind. Segmentiere deine Kontakte und Gäste und personalisiere so deine Kommunikation ohne Aufwand für jeden einzelnen Gast.

Entscheide stets
“data-driven”.

Der Blick hinter die Kulissen.

Nutze dein Event-Dashboard und habe zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen im Blick.

Für jeden Veranstalter unerlässlich - jederzeit wissen was passiert und wo man steht. Ob vor, während oder nach der Veranstaltung, du brauchst zu jedem Zeitpunkt einen einfachen und schnellen Zugang zu deinen wichtigsten Kennzahlen. In deinem Event-Dashboard laufen alle Informationen übersichtlich und grafisch aufbereitet für dich zusammen. So hast du stets alles im Blick und kannst deine Entscheidungen auf Daten basieren.

Arbeiten im Team und
mit Externen.

Gemeinsam. Abgestimmt. Erfolgreich.

Gib Nutzern verschiedene Rollen und Rechte für eine optimale Zusammenarbeit in MATE.

Oft ist die Planung und Durchführung einer Veranstaltung keine Einzelleistung. Verschiedene Teammitglieder erfüllen unterschiedliche Aufgaben, mehrere Abteilungen organisieren unterschiedliche Veranstaltung oder einzelne Teile. Das Einladen von Gästen erfolgt oft dezentral durch den Vertrieb, die Berater, die Händler oder Partner. Verschiedene Benutzerrollen und Sichtbarkeits- und Zugriffsrechte ermöglichen es verschiedenen Beteiligten, gleichzeitig eine oder mehrere Veranstaltungen zu organisieren und dennoch den Zugriff auf Daten individuell zu steuern.

Gut zu wissen

Die vier größten Herausforderungen
im Verteilermanagement

  1. Effektives Datenmanagement betreiben.

    Oft hören wir in den ersten Gesprächen mit unseren späteren Kunden, dass eine der zeitintensivsten Tätigkeiten bei der Organisation ihrer Veranstaltungen das manuelle Pflegen von Verteilern ist. Diese Listen aktuell zu halten und dabei stets den Überblick über den aktuellen Status der jeweiligen Gäste im Prozess zu bewahren kostet sehr viel der eigenen Ressourcen. Noch aufwendiger wird es, wenn sich der Verteiler aus mehreren Quellen, wie unterschiedlichen Abteilungen, externen Partnern oder öffentlichen Quellen zusammensetzen. Genau hier schafft ein digitales Verteilermanagement Abhilfe, da es Prozesse automatisiert und Informationen transparent und schnell zugänglich bündelt.

  2. Hohe Flexibilität für die verschiedenen Veranstaltungsformate gewährleisten.

    Je nach Veranstaltungsformat unterscheiden sich oftmals auch die Informationen, die du von deinen Gästen benötigst. Je größer die Veranstaltung oder je personalisierter das Angebot, desto mehr willst du idealerweise vor der Veranstaltung wissen. Welche Essenspräferenzen? Wird ein Parkplatz benötigt? Zu welcher Gruppe gehört ein Gast? Soll ein Hotel gebucht werden? Deshalb ist es wichtig, dass dein Gästemanagement möglichst flexibel im Aufbau ist, um bei allen Veranstaltungsformaten eingesetzt werden zu können.

  3. Immer up-to-date sein und entsprechend reagieren können.

    Nicht nur dein Gästemanagement muss flexibel sein. Du musst ebenfalls in der Lage sein, schnell auf die gegebenen Umstände reagieren zu können. Nur wie sehen diese Umstände gerade aus? Schwierig und zeitaufwendig wird es, wenn du dir erst aus mehreren Quellen deine Informationen zusammensuchen musst, oder schlimmer, diese erst gar nicht zugänglich sind. Du brauchst einen Ort, an dem alle deinen Daten zusammenfließen und du auf einen Blick sehen kannst, wie der aktuelle Stand ist. Nur dann kannst du angemessen und schnell reagieren und z.B. bei zu wenigen Anmeldungen einen Reminder verschicken, die passenden Catering in der richtigen Menge bestellen oder entscheiden, die Anmeldung früher oder später als geplant zu schließen.

  4. Effektiv zusammenarbeiten, ohne den Datenschutz zu gefährden.

    In die Organisation einer Veranstaltung sind oft mehrerer Personen involviert, zumindest soweit, dass Informationen regelmäßig ausgetauscht werden müssen. Teammitglieder oder Vorgesetzte wollen informiert werden, externe Dienstleister müssen Daten anliefern oder andere Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollen aktiv eingebunden werden und z.B. selbst Gäste einladen. Genau diese Koordination kann zum einen sehr aufwendig werden und birgt dazu immer das Risiko, dass Informationen irgendwo landen, wo sie eigentlich nicht hingehören, weil doch eine Excel-Liste mit Teilnehmerdaten per Mail rumgeschickt wurde. Hier hilft es enorm, wenn man allen Beteiligten einen zielgerichteten Zugang zu den Informationen einräumen kann, durch den diese genau das einsehen können, was sie benötigen.

MATE Blog

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